重庆图书馆

同志們：
   這次我們召開的西南行政委員會秘書業務會議，在三天會期中，經過報吿和各個地區及西南一級機關同志的發言，提出了很多問題，反映了很多情况，發表了很多意見。這些情况和意見，大多數都是非常實際和正確的。會議把問題集中在減少公文數量，提高公文質量以及加強處理人民來信工作兩個重點問題上。經過討論以後，一致認爲在目前提出並及時加以解决這兩個問題，是完全必要的，是適合時宜的。
   這兩個問題的提出，是正當全國範圍內反對官僚主義、反對命令主義反對違法亂紀鬥爭普遍展開的時候。長時期以來，下面嚴重的存在着命令主義和違法亂紀現象，以及農村中出現的“五多”現象——任務多、公文表報多、會議多、積極分子兼職多、組織多。中央指出，不管是命令主義也好，農村中的“五多”也好，這是與上級領導機關官僚主義分不開的，也就是說上面的官僚主義，是造成下面命令主義以及農村“五多”現象的直接原因之一。
   會議揭發了公文多和混亂的情况。這自然是上級官僚主義、分散主義的問題。但也應當指出，我們是秘書部門的工作人員，公文處理是我們的直接業務，也就是說是經過我們的手的，如果我們認識了下面的“五多”等嚴重情况，加以揭發以後，我們的頭腦淸醒了，這就使得我們有可能從我們的業務角度上考慮問題，力求改進。這是一方面；另一方面，也就有可能使我們有材料有根據來協助領導，使得領導上在反對官僚主義鬥爭中認眞考慮我們所提供的情况和正面的建設意見，從而支持我們改進業務，這樣問題就可以得到解决。
   下面提出幾個問題，作爲我們會議的總結意見： 一、“集中統一、分層負責、領導控制”是今後克服分散主義、文牘主義、公文多和公文亂的根本方針。
   從大家的發言當中得到一個共同的認識，這就是說公文多和公文亂的根本原因是從分散主義產生的，這是一個關鍵問題。自然，細緻的分析可以找出更多的原因來，比如作風上的粗枝大葉等等都是原因，但其中的關鍵問題仍是分散主義。我們提出“集中統一”是指的今後處理公文克服分散主義的基本精神，“集中統一”不是說用一套一成不變的方法來約束一切部門，強求一切辦法的一致。中共中央指出：“今後各級領導機關在規定任務問題上，在召集會議和調人集訓的問題上，在發出公文表册和向下要報吿的問題上，在規定區鄉組織形式的問題上，以及在使用鄉村積極分子的問題上，都要由縣以上黨委和政府的主要負責同志按照實際可行的情况，加以適當的規定，有些則要中央作出統一的規定。過去由各級黨政、民組織的許多工作部門，各自獨立地向下級分派任務，隨便召集下級人員和農村積極分子開會或訓練，濫發公文表册和向下級或農村隨便要報吿等項不良制度和不良辦法，必須堅决廢止，而代之以有領導的統一的適合情况的制度和辦法”。
   這種情况充分說明上級的官僚主義、分散主義及由此而產生的公文表報多、一大堆往下壓的這種不良傾向，正如在這個會議上反映的一句話，就是“人人是上級，事事是中心”，“下級婆婆多”。其後果不僅僅是造成廣大的區鄉幹部昏頭昏腦，幷且牽動面往往很大，常常直接間接影響到廣大羣衆，躭誤了生產。
   從調査永川縣的材料看，稅務局系統往下佈𣇣“補稅”任務，據西南稅管局的同志談，這個任務只應任城市執行，但是却籠統地佈𣇣下去了，旣沒有交代政策界限，也沒有交代工作方法。因此就把任務搞成“運動”，農民的老母親一口棺材也要補稅。某些機關個別同志由於不認識中國農村小農經濟的特點，強調業務重要，強求“科學”，調查農村森林情况時要求計算拔海多少公尺、多少經緯度，實際上下面是不可能做到的。
   因此，我們秘書工作同志必須從思想上認識，上面辦公文，如果產生了分散主義而又不切合實際的公文一大堆往下壓，對人民羣衆將產生嚴重的危害性。要從思想上認識這種危害性，才有可能改進我們的業務。
   針對着分散主義以及公文濫發濫轉現象，中央提出來必須“集中統一”的精神完全是必要的。因此在組織上必須辦到“分層負責、領導控制”。所謂“分層負責、領導控制”不是絕對地指那一級負責人，而是那一級幹部應負什麽責任就負什麼責任，比如承辦人應負承辦人職責，核稿人應負核稿人職責，最後必須由機關首長加以控制並負最後簽發的責任。爲了貫徹這個精神，要求辦到下列幾點：
   1.簽發公文必須控制在領導人身上，也就是說必須是首長親自負責。這一條，要求同志們回到機關以後，必須向負責人彙報，貫徹克服過去科室隨便向下行文的傾向，對於重要公文要首長親自審核簽發。省（市）以上人民政府在辦理重大問題的行文時必須經過主席簽發。今後西南各委、局如有關全區性佈𣇣任務的行文，除了本委、局考慮成熟以後交由辦公廳轉呈主席簽發之外，其他在旣定方針下轉辦或業務指導性的公文，自然可以由各委、局發出；但是各委、局的首長必須親自審閱，加以控制，並隨時親自檢查秘書工作情况。
   在討論中提出，科室不發公文，事實上不好辦。我們所指的是向下行文。自然，專業的科室爲了指導下級工作，辦文之後應用機關名義並由首長簽發是可以的。機要部門在業務領導上是垂直的，但向下級發出的指示也要送機要部門的直接上級領導同志簽發。具體的說，機要處、室或科的上面還有辦公廳主任，或者是秘書長，要負責加以控制。
   “領導控制”表現在簽發公文上一定要親自動手。有的負責同志說“你簽字我負責”。如果眞正出了毛病，怎樣負責呢？那是負不起的。至於首長指定的代簽人，也要力求做到在重要公文的簽發之前口頭請示，然後簽發。
   2.省以上領導機關向下發出重要公文時，可採取分類集中四大委（政法委員會、財經委員會、文教委員會、監察委員會）的辦法。委在佈𣇣工作時全面考慮問題的可能性多一些，對於當前的工作任務有可能分別輕重緩急，因此向下發文可以由委控制，或採取集體辦公等方式解决。西南已開始執行，各省也可考慮條件允許時加以仿行。
   3.加強上下、左右、內外的聯系。辦一個公文一定要強調這一條，否則也常常會出漏子的。在佈𣇣工作中，有關機關互不知道，下去以後就會互相牽制，打亂中心工作。如最近審核四川省送核的關於四川老區建設計劃，西南主辦部門是民政局，雖然在辦理過程中聯系了有關部門（財經、文教），但仍然發生了問題——缺乏一條上下的聯系，因此領導不知道。例如計劃中有一條要大量種植棉花和靑蔴，但是今年全國的情况不是缺少靑蔴，而是積壓很多，幹部不了解這個情况，就忽略了提出問題，經送會簽發時發現，重新交由財委審核後才糾正了。這證明聯系不週的害處。 向農村佈𣇣工作時，必然牽涉到農民問題、農業生產問題、互助組問題、合作社問題、貸款問題等。政府系統在向下佈𣇣工作時，必須從當時農村的基本情况出發，因此也必須與同級黨委農村工作部加強聯系。他們知道下面羣衆情况較多，應當會同審稿。這是有好處的，否則就不可能避免主觀主義。爲了加強與各方面的聯系，可能在工作中要麻煩一點；但是上面稍微麻煩一點，下面可以消除更多的麻煩，對人民是有利的。當我們發現了縣、區以下的某些脫節現象時，我們就對上面辦公文必須上下左右多加聯系一點有着更深刻的認識。所謂脫節現象往往是業務工作的佈𣇣與中心工作脫節，因此形成“人人是上級，事事是中心”。爲克服這種脫節現象，要求上面在辦公文佈置任務時，必須聯系週到。
   4.秘書部門必須加強請示報吿制度。當我們改進了業務，這是好的；但是仍應經常把辦理公文情况向機關首長作請示報吿。常常有些同志在總結工作時，其中總有一條是“領導重視不夠”，因此要求領導重視。我們現在却反過來這樣說，要求我們秘書業務部門的工作同志隨時將工作情况向上級請示報吿。這樣，如果在工作中有困難，就能得到上級領導的支持。能否貫徹執行請示報吿的問題，對於下級來說，就是爭取領導支持的問題。如果經常在一定時期內把處理情况寫一簡單的材料，使得領導知道問題所在，其結果是當有了困難時領導上就可以來幫助解决。
   在貫徹上面的方針當中，我們是要求精神上的一致，而不是要求一切辦法、經驗在不同的情况下強求一致。因此，必須認識各種不同情况的區別，認識高級機關與下級機關的區別，城市工作與農村工作的區別，羣衆工作與機關工作的區別。比如必須認識中國農村小農經濟的分散性與城市工作的集中性的區別，以及兩者不同的物質條件、交通條件、羣衆條件、文化條件等。認識了這種種區別，才有可能在“集中統一”這個總的基本精神上針對不同情况作切合實際的處理辦法。重慶和成都是採取集體辦公辦法解决問題，這是適合於城市情况的，這種作法是合乎我們基本精神的。縣裏面如果情况適合，也可以考慮採用；但辦法不一定是要一樣，而是總的要求精神上的一致。
   關於統一歸檔的問題，縣、區以下據說有困難。人員組織和物質設備都很差，因此目前馬上執行可能有困難。但我們也必須要求兩條：第一、馬上開始逐漸建立檔案制度，過去一定時期的游擊作風，必須逐漸克服，但是當條件具備的時候（我們已經建立了自己的國家和政權），就是區裏面也要逐漸建立檔案管理工作。卽令具有簡陋的設備也是必要的。第二、必須重視保密。區裏公文多，無法處理，因此就堆在抽屜裏，這是相對的“好現象”，是比隨便丟𣇣要好一些。上面強調保密，對公文保密很重視；但下面却是公文隨便散失棄置。這種現象是再也不能容忍了。把上級官僚主義多發文件的責任作爲下面不要保守國家機密的藉口，那是錯誤的。縣、區的同志們回去以後必須很好的傳達這個精神，保護國家機密是秘書部門的職責，要求在可能的條件下逐漸建立制度，不准散失一件公文。
   二、提高幹部，加強業務，改進工作。
   首先一個問題就是提高幹部。會議中反映了各種思想情况，一種是認爲“通過公文處理，協助首長綜合情况，硏究政策，推行工作”對於一個秘書工作幹部來說，任務重而力有所不濟；另外有人說“秘書工作幹部是萬金油”；也有人說“秘書工作幹部不被人重視”等等，因而不安心工作，似乎不能當“專家”。
   我們認爲，作爲一個秘書工作的個別人員來說，“通過公文處理協助首長綜合情况，硏究政策，推行工作”，要求可能是高了；但作爲一個秘書部門來說，事實上是一個樞紐部門，應當具有硏究政策的責任。我們不能設想所有秘書部門的工作人員可以不懂得政策，只是單純的文字工作、技術工作。要知道，寫了文字就有內容，而內容必然涉及政策。難道寫錯一個字就不是政策原則問題嗎？會上反映的“免徵營業稅”，誤將“免”字脫落，難道不是一個政策原則性的問題嗎？難道我們辦公文的內容不是涉及廣大人民的切身利益嗎？所以說我們秘書工作人員的工作是直接與政策的傳達相關連的。任何一種工作，抽出了政治內容，就是事務工作。因此不能把一件工作的政治內容與其業務技術分離開來。如果說我們反對了領導上的官僚主義，而我們又不從業務上來提高，反對官僚主義就沒有內容。因爲具體工作是我們做的，我們必須在政策上業務上同時提高。有的同志提出來要求加強政治責任感，這是非常重要的。
   什麼叫作政治責任感呢？那就是：從組織上說，一個科員、秘書，只按首長意圖辦事，這當然是對的；但在政治上，每個人對國家對人民的切身利益都應經常的關心，應具有與領導人同樣的政治責任感。也就是當我們發現了問題的時候，而且這個問題是關係於人民羣衆切身利益的時候，應該主動的提出，把眼光放尖銳明亮一些。雖然不是自己職責以內的事，但在政治上也要求同樣關心，而不是相反的只知道抄抄寫寫。這樣長期發展下去，說一句不好聽的話，便是“飽食終日”。報紙上也有政策問題，在學習任務裏面可能沒有規定這一條；但要求我們有政治責任感，多瞭解下面情况、硏究情况，注意人民羣衆的切身利益。這樣才能在辦公文當中提高質量，才能注意內容、提出問題。這是對於我們秘書工作人員方面的要求。
   另一方面，在這個問題上，我們對領導上要求三點：第一、經常的關心秘書工作人員，讓他們參加一定的會議，聽取下面的工作彙報；當然這是指必要的會議，不是一切會議。第二、定期的交代政策，並隨時將下面情况和一定時期的中心任務向秘書工作人員說淸楚，把工作中的體會和經驗經常的吿訴他們。秘書工作同志如果在審稿時不淸楚這種情况，可能簽註意見時，缺乏主見、沒有把握，如果領導上再馬虎一點，公文下去便會出偏差了。第三、減少兼職。兼職的情况有兩種，一種是行政兼職，產生的原因一般是由於編制不足、幹部缺少，這個問題不是我們自身能夠解决的，有待於全盤解决；我們說的兼職，是在機關反了官僚主義以後能夠解决的，是羣衆團體的，如機關中蘇友協、衞生委員會、經濟委員會、俱樂部等組織中的。在“邊反、邊改、邊建”中，可以取消一些不必要的兼職。這樣，便使得我們有足夠的力量協助政務，加強業務。
   關於作風問題，我們前面談到公文多和公文亂的原因，關鍵在於分散主義，這個提法是對的；但是不是說公文多和公文亂百分之百都是來自分散主義呢？那也不是的。我們秘書工作人員作風上的問題也是原因之一。例如：由於承辦同志粗枝大葉，將已轉者重轉，或者該轉者又不轉，均造成工作上的損失。這是我們在工作中缺乏責任心、作風上的粗枝大葉所致。因此，要求我們的幹部，在作風上力求改進，提倡高度的責任感。作風上要求細密、準確，用腦子、開動機器，調查硏究。克服滿足現狀、落後於新事物發展的保守思想。有制度、有手續，是好的；但過份強調了制度、手續，常常也要出毛病。本來可以用電話解决的，但強調了“文字根據”，因此也要辦公文解决；這樣可能躭誤了大事，公文成了“馬後砲”。在制度上也是這樣，不要墨守成規，說“三聯單”是最科學的了。新的情况發生以後不求改進，這就成了保守思想、不接受新鮮事物。我們應該精益求精，隨時提高業務。還有一條，是我們大家一貫忽略的，就是不重視克服文字缺點。好像注意這個問題就成了“文牘主義”似的，這是不對的。我們要提倡文字簡潔、條理淸楚、不寫簡筆字、不亂用省略，反對寫別字、錯字，注意正確使用標點符號。這樣，我們才能正確地運用文字形式來表達一定的政治內容。
   我們所提的“提高幹部、加強業務、改進工作”，是要求秘書工作同志把業務提高，參與政務，當成是一個重大的政治任務擔當起來。因而要求秘書部門的工作同志很好的認識這一工作的重要性，要求大家安心下來，鑽硏業務、提高工作，長時期積累經驗以後，也應當成爲秘書部門的專家。今後，除了秘書會議外，經常的召開打字、收發、檔案等專門會議，交流經驗，也是有必要的。
   三、關於處理人民來信的根本要求。
   目前的情况，是各級政府已經開始認識了處理人民來信的重要性。過去是不大重視的，也沒有很好加以處理過，甚至於處理得很少。自從中央提出要從檢查處理人民來信着手展開“新三反”鬥爭，這才使得各級政府開始注意了這個問題。一般在省級以上均已指定專人負責，規定了一套工作制度，在這方面是有成績的。如四川省府的作法，我們認爲在高級領導機關已經盡到了最大的責任，他們設了八個專職幹部處理人民來信工作，閻副主席還親自指導這一工作。但這還只能叫做處理人民來信的起點。很顯然，人民來信是來自四面八方的，不同的對象、不同的地區、不同的要求，高級機關不可能每一件來信都能親自就地處理，因而勢必轉辦、交辦。在省以上建立了專人負責以及一套工作制度，這僅僅是工作的起點；眞正能解决問題的關鍵環節還是在於縣、區兩級。目前薄𢐅的一環也是縣、區兩級。在那裏還缺乏有系統的有效的處理人民來信的一套專人和工作經驗，因此還沒有辦到把上面交下去的人民來信都加以處理，目前的情况便是如此。
   處理人民來信在目前的根本要求是什麼呢？這就是任思想上已經引起重視的基礎上，必須辦到各級政府有人管、有人處理這件事情。所謂“處理”，大體包括下列三個具體過程：首先，必需“受理”，要有人管理這個事情，這是問題的開始。政務院文件規定凡是挑撥性或試探性的問題不作覆；但我們要認識在受理階段不要一下就作結論——這樣是有害的，必須經過下兩個階段再作判斷。第二個階段就是淸理階段，要進行對人民來信中所提問題作調查硏究；這一般是被轉承辦的一級政府的責任，卽人民來信所在地政府的責任。第三便是處理階段。同志們提出在處理中發現許多困難，比如來信要求過高，或者問題是當前的整個社會問題，難於滿足個別人民來信的要求。這種事情也要處理。所謂處理的內容，應包括兩個方面：一是絕大多數是經過調查硏究後可以解决的，或者解决一部份要求，而少數因係當前整個社會問題而無法解决的，在最後處理中應把不能解决的道理說淸楚，這也叫作“處理”了，也算有了交代了。對於人民來信中所提問題有百分之五的眞理，首先就應該肯定下來，百分之九十五的情况不合，意見不正確，經過確實調查硏究，把事實向寫信人說淸楚，也算是處理了。因此，我們說，那怕是錯的（可能有部份眞理），只要不是反革命，問題提的錯了，人民敢於寫信的精神還是好的，也要鼓勵人民羣衆對待人民政府這種關心的態度。
   還有一個重要的問題：在處理人民來信當中，如果上級派人下去查辦某一件專案，如省派人到縣的或者是縣派人到區的，最後要在羣衆當中處理時，出面的人必須是當地政府的負責人。這就是要讓人民羣衆與當地的基層政權建立正常的關係。人民羣衆過去所以往往向上級吿狀，是由於下而沒有處理問題，才往上面寫信。這是一種反常現象，當然，寫信給毛主席也是好的。我們這樣做了，可以使得縣區人民政府在羣衆中樹立更高的威信，其結果是引導人民羣衆有事情便直接找當地政府。這不僅僅是爲了使上級減少麻煩，而更重要的是使得我們的基層政府名符其實的和當地的人民羣衆的關係更加密切起來。
   以上是關於總結的意見。
   各省和西南各部門的同志，把我們這次會議所發現的問題和意見，以及討論情况，尤其是關鍵問題，向各級政府和本部門的首長作一個扼要的彙報，對於必要範圍內的秘書工作人員進行傳達，這是非常必要的。爭取本部門領導的支持，才有可能把我們會議上硏究的意見付諸實現或者大部份實現。同時，在執行中，還要同志們大家努力，爭取這些會議的成績變成事實。