天津图书馆

令飭類
  本部出納科現經改歸總務廳所有該科事務應由分掌統
  計科之秘書兼掌茲派嚴鶴齡兼掌出納科王廷墇分掌會
  計科劉符誠分掌庶務科此令一月六日
  駐美使館一等秘書官派容揆署理並加參事銜隨員派徐
  良署理主事派夏邦輔署理此令一月三十一日
  派駐丹使館一等秘書官翟青松代辦駐丹使事此令一月
  三十一日
  派李家鏊兼充吉林鐵路交涉總局總辦此令二月十七日
  編譯通信處現經改隸本部原有人員應卽酌留茲派魏易
  張祥麟章守默方萬笏吳兆桓張相王一之任紀莘董顯光
  濮一乘在處辦事此令五月二十一日
  查本部人員因交涉事項上之必要時有奉令出差卽因事
  請假在事實上亦所難免若無論期限短長均須派署且於
  派署後卽須新叙等級殊多枝節現擬定嗣後無論出差或
  請假凡在一箇月以內者除緊要員缺應行隨時酌量派署
  外均無庸派員署理以期撙節而省周折此令五月三十日
  查本部前定會計出納簡章第十八條內稱本簡章暫時施
  行俟會計法規議决公布後再行依照修改等語現在會計
  條例暨審計條例業經由教令公布且官廳所用各種簿記
  格式亦經前國務院釐定通告照辦各在案本部前次簡章
  內所用手續及其名目幷簿記格式與此次定則頗有未盡
  脗合之處自應按照第十八條規定重行修改以重財政而
  昭劃一茲將修改本部會計出納規則共二十一條單據共
  六種特公布之此令六月十五日
  修改外交部會計出納規則
  第一章 總則
  第一條 本部所管經費之預算决算及收支之稽核由會
  計科管理之本部現之出納存放曁使領各館經費之
  籌撥核銷由出納科管理之
  第二條 凡本部所管經費之收入由出納科通知會計科
  查核凡本部所管之部費之支出由庶務科通知會計科
  查核凡本部所管之使費支出由出納科通知會計科查
  核其清華俄文兩校費之收入或支出由該校詳明本部
  長官交會計科查核
  會計科接到前項通知查核與預算相符幷與向章適合
  詳明長官核准發出核准單於出納科該科始執行現金
  收支
  第三條 凡部中購置物品或新築暨修繕工程先由庶務
  科估計價目開單送會計科稽核後始執行之
  前項物品或工程價値在千元以上者應按照審計條例
  用投標方法請審計處派員監視其在五十元以上者則
  由本部會計科監視
  前項之稽核如發現超過預算定額得詳明長官裁減或
  停止之
  前項所購之物品及工程之良否須經會計科檢查始爲
  有效
  第二章 預算决算
  第四條 年度開始以前依財政部所定期限及其格式造
  送歲出入概算書暨歲出入預計書咨送財政部年度終
  作决算報告書咨送亦同
  第五條 依審計處所定期限每月作支付預算書一次按
  照預算格式編册咨送財政部又每月作支出計算書一
  次咨送審計處但出使經費每月支出計算書得依事實
  上之便利由出納科彙編完竣送交會計科查核相符轉
  送審計處
  第六條 如遇臨時發生必需之經費係預算外者應由會
  計科詳明長官先辦追加預算函商財政部核准後方可
  支付
  第三章 收款
  第七條 凡本部所管經費之收入由出納科用紅色聯二
  式收款通知單注明某年度月分某款項及金額幷署名
  蓋印訖以一聯存根一聯送交會計科查核
  會計科接到前項通知核准登記後用紅色聯三式單注
  明號數款目蓋印訖以一聯存根二聯（一收款核准單
  一領收證）送交出納科出納科點收現金登記後截下
  收款核准單存查於領收證上加蓋印章轉交付款人
  第八條 凡收入款項由出納科通知會計科核准登記其
  在五百元以上者送存本部指定之銀行至零星款項積
  至五百元者亦同前項所稱收入款項如係銀兩出納科
  得依沿用之標準價折成銀元數目通知會計科核准登
  記仍以銀兩存入銀行以備隨時兌換
  其兌換價較標準價有盈
  餘時應歸作收入一項
  前項所存各銀行之款項出納科應將銀數日期行號利
  率幷長期或短期通知會計科備查至每月終再由出納
  科編製存款報告書二分以一分詳請長官查核以一分
  送交會計科復核
  第九條 本部收入之款項除由他機關撥入外其由本部
  直接收入者應於每月經過後編製收入計算書咨送審
  計處查核
  第四章 支款
  第十條 凡本部經費之支出由庶務科用各色聯二式支
  款通知單註明某年度月分某款項目節及金額幷署名
  蓋印訖以一聯存根以一聯送交會計科查核凡使費之
  支出由出納科發通知於會計科亦同其清華俄文兩校
  之支出手續由該校遵照本部規定辦理
  會計科接到前項通知核准登記後用各色聯二式支款
  核准單注明號數款目及受款人名幷署名蓋印訖以一
  聯存根一聯送交出納科照數發款但發放本部俸給薪
  津時會計科卽登載於前國務院釐定之俸給簿薪津簿
  詳請長官核准簽字先期逕交出納科籌備發給不適用
  前二項之手續
  前項之支款如超出預算以外或與向章不符會計科得
  詳明長官不發核准單幷將通知單取消退囘
  前項之支款通知單須附送應支事由單以備查核或附
  注於通知單亦可
  第十一條 凡支款金額在五十元以下者由出納科直接
  發給現金在五十元以上者由出納科開給銀行支票送
  由次長蓋印方能有效
  第十二條 凡庶務科支出之零星小款未滿一元者應適
  用前國務院所定領款單辦理但旣滿一元應仍適用第
  九條之手續
  第十三條 出納科接到第九條支款核准單後用各色聯
  二式收條注明號數款目年月日以一聯存根備查以一
  聯令受款人署名蓋印然後照數發款每月經過後應將
  該聯彙交會計科隨支出計算書送審計處審查
  前項收條對於使費之支出用三聯式預交該使領館俟
  收到本部撥款轉發時令受款人在該條上署名蓋印以
  一聯存根以二聯於六箇月內送囘本部交出納科出納
  科以一聯存據備查一聯彙交會計科隨支出計算書送
  審計處審查其清華俄文兩校於造送支出計算書時應
  將單據附送以便彚送審計處
  第五章 帳簿表單
  第十四條 會計科應按照前國務院釐定官廳簿記格式
  設備各種主要簿及補助簿
  一應置主要簿如左
  甲 現金出納簿 乙 支出分類簿 丙 一收入分
  類簿二應置補助簿如左
  甲 俸給簿 乙 薪津簿 丙 旅費精算簿
  第十五條 庶務科應按照前國務院釐定官廳簿記格式
  設備各種補助簿
  一應置補助簿如左
  甲 消耗物品購入簿 乙 消耗物品支給簿丙
  存儲物品編號簿 丁 存儲物品供用簿戊
  工資簿 己 單據粘存簿 庚 郵電簿 辛 修
  繕簿 壬 雜支簿
  第十六條 出納科應按照前國務院釐定官廳簿記格式
  設備各種補助簿
  一應置補助簿如左
  甲 各幣收付明細簿 乙 各幣兌換盈虧簿丙
  貨幣核算簿
  第十七條 此外在事實上有應添補助簿之處由各科隨
  時酌量設備但其程式應送審計處審定現各科業經審
  定之補助簿如左
  甲 公費補助簿 乙 臨時費補助簿
  以上庶務科所置
  甲 現金出納日記簿 乙 滙兌簿 丙 銀行來
  往存款簿 丁 存款日記簿
  以上出納科所置
  第十八條 會計科每月應造收支對照表庶務科每月應
  造消耗物品現計表每年應造存儲物品現計表其程式
  卽照前國務院釐定辦理
  第十九條 會計科應備請款憑單庶務科應備領款單領
  物憑單供用物品清查單工資清單出納科應備總收據
  暨支票其程式亦照前國務院釐定辦理
  第六章 附則
  第二十條 會計科爲增加收入起見得會商庶務科檢查
  署內不用物品隨時拍賣其代金列爲直接收入之一種
  第二十一條 本規則自公布日施行
  收款通知單
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款 項 目 節
  付入處
  金額
  右款现已付入希卽査核
  會計科 照 出納科
  民國 年 月 日
  收 款通知存根
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  付入處
  金額
  右款已通知會計科並領改訖
  出納科
  民國 年 月 日
  二聯收款通知單出納科備置
  部費用收字(紅色)
  使費用納字(紅色)收款核准單
  字 第號 年度 月分
  經常
  臨時
  款 項 目 節
  付入處
  金額
  右款査核維訛希卽照數點收可也
  出納科 照 會計科
  民國 年 月 日
  領收證
  字第 號 年度 月分
  付入處
  金額
  右款已照數核收訖
  照 外交部總務廳
  出納科 會計科
  民國 年 月 日
  收款存根
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  付入處
  金額
  右款已核准並領收訖
  會計科
  民國 年 月 日三聯收款核准單會計科備置
  部費用收字（紅色）
  使費用納字（紅色）
  支款通知單
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款應支付(某人)希卽査核
  會計科
  民國 年 月 日
  摘要
  支款通知存根
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款應支付(某人)巳通知會計科訖
  民國 年 月 日
  摘要部費二聯支款通知單庶務科備置
  役食各節用工字（藍色）俸給津貼薪水各節均由會計科直接登入補助簿無庸由庶務科通知故不用通知單
  辦公費頂下各節用公字（綠色）
  雜費頂下各節用支字（黑字）
  臨時費頂下各節用臨字（紫色）
  使費二聯支款通知單出納科備置
  各使領館俸薪用級字（藍色）
  各使領館公費用公字（綠色）
  各使領館另款用另字（黃色）
  支款核准單
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款已査核無誤希卽照付(某人)領收河也
  出納科 照 會計科
  民國 年 月 日
  摘要
  支款核准存根
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款已査核准照支(某人)
  會計科
  民國 年 月 日
  摘要部費二聯支款核准單會計科備置
  役食各節用工字(藍色)俸給津貼薪水均立有補助簿故不用核准單
  辦公費項下各節用公字(綠色)
  雜費項下各節用支字(黑字)
  臨時費項下各節用臨字(紫色)
  使費二聯支款核准备會計科備置
  各使領館俸薪用級字(藍色)
  各使領館公費用公字(綠色)
  各使領館另款用另字(黃色)收條
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款己照數在出納科領收訖
  外交部出納科 照 受款人
  民國 年 月 日
  收條存根
  字第 號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款已照數交受款人(某人)領收訖
  出納科
  民國年月日部費二聯收條出納科備置
  俸薪項下各節俸給津貼薪水用級字役食用工字（藍色）
  辦公費項下各節用公字（綠色）
  雜費項下各節用支字（黑色）
  臨時費項下各節用臨字（紫色）
  收條
  字 第號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款已在本署照數領收訖
  外交部 出納科 照 受款人
  民國 年 月 日
  收條
  字 第號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款已在本署照數領收訖
  外交部 出納科 照 受款人
  民國 年 月 日
  收條存根
  字 第號 年度 月分
  經常
  臨時
  款項目節
  金額
  右款巳由外交部出納科交到並照數領收訖
  受款人
  民國 年 月 日使費二聯收條出納科轉飭各使領館備置
  俸薪用級字（藍色）
  公費用公字（綠色）
  另款用另字（黃色）
  駐美使館三等秘書官一缺現不派員惟該館事務較繁應
  卽添設隨員一缺以資襄助此飭七月二日
  本部編譯處章程業經訂定應卽照行此飭七月七日
  外交部編譯處章程
  第一章 組織
  第一條 本部設編譯處歸參事廳管理專司編輯交涉書
  藉迻譯各報關於我國及外國外交財政軍事實業之論
  著暨各種法制
  第二條 編譯處置左列人員
  主任 一人
  副主任 一人
  編撰員 一人或二人
  迻譯員 三人至六人
  事務員 一人
  第三條 主任承總次長之命綜理處務監督處員
  第四條 副主任受長官之指揮整理處務
  第五條 編撰員受長官之指揮司撰擬編輯事宜
  第六條 迻譯員受長官之指揮司迻譯報紙書籍文電及
  本部交譯事宜
  第七條 事務員受長官之指揮司文電函牘及庶務事宜
  第八條 編譯處得酌雇書記司繕寫付印收發各事宜
  第二章 薪津
  第九條 主任副主任一人應由部員兼任概不支薪
  第十條 編撰員每人月支薪銀一百四十元至百元之數
  第十一條 迻譯員每人月支薪銀一百元至一百五十元
  之數
  第十二條 事務員月支薪銀六十元至一百元之數
  第十三條 兼差人員概不支薪惟得酌給津貼
  第三章 辦事規則
  第十四條 編譯處爲辦事之便利起見分列二科
  編輯科 以編撰員組織之
  繙譯科 以迻譯員組織之
  第十五條 所有編輯撰譯稿件應由主任核閱分別繕印
  封發
  第十六條 關於接待編譯處來賓事宜由主任指定處員
  辦理
  第十七條 編譯處遇有重要事件得派員實地調查
  第十八條 編譯處爲使行其職務起見得與其他機關商
  訂協辦之法
  第十九條 本章程自公布之日施行
  本部編譯處章程第四條第十條第十一條茲加修正應卽
  照行此飭七月二十二日
  修正外交部編譯處章程
  第四條 副主任承總次長之命輔佐主任襄理處務
  主任有事故時由副主任代理其職務
  第十條 編撰員每人月支薪銀一百二十元至二百元之
  數
  第十一條 迻譯員每人月支薪銀八十元至一百五十元
  之數
  准駐英施公使咨陳稱館務繁要請加派三等秘書一員等
  語駐英使館應暫添設三等秘書官一員此飭八月五日
  檔案庫編檔辦法曾於民國元年八月九日二年七月十八
  日兩頒部令乃兩年以來尚尠成效茲特另訂辦法應卽切
  實施行此飭十一月六日
  第一條 於檔案庫設編檔編纂兩課
  第二條 編檔課專司清理事宜凡各廳司新舊檔案按照
  現在分科職掌一案一檔分別清理之
  第三條 編纂課專司編纂事宜凡編檔課移送清出之檔
  由編纂課編纂之
  第四條 編檔課編纂課各設課員八人
  第五條 編檔員八人由一廳三司各派一人兼任外餘由
  部員中指派之
  第六條 編纂員八人由統計科派二人兼任外餘由部員
  中指派之
  第七條 編檔課編纂課各設主任一員由編檔員編纂員
  中以部飭選派之
  第八條 前條所定主任二員或以一人兼任之
  第九條 編檔員編纂員均不另支薪水
  第十條 廳司各科每科各指定一人專管本科檔案事宜
  幷與編檔編纂兩課人員隨時接洽
  第十一條 編檔課編纂課辦事細則另由統計科擬訂詳
  候部長核准行之
  編檔規則
  編檔門類以現在廳司各科職掌爲標準
  編檔以案爲主一案一檔如事極簡單及隨時發生者則以
  類相從以免蕪雜
  編檔先從民國元年入手編至本年六月底爲止民國發生
  之案業己結案者先編民國發生之案現尚未結者次之民
  國以前發生之案現已結案者又次之民國以前發生之案
  現尚未結者再次之
  各廳司送來之檔應由該廳司管檔員將該案之收文發文
  收電發電按照月日順序列一目錄編檔員查核無異卽將
  該目錄排列檔端其有遺佚缺少者應一一註明以待續查
  各廳司已經辦結或尚未辦結而懸案已久尚未送編者應
  由編檔員查照總收發文開單提取
  每廳司編檔員二人應互相覆核並應與各科管檔專員隨
  時接洽以免疏漏
  編檔完畢應將案由件案及某科檔案一一書明檔端移送
  編纂課以便付纂
  由編纂課送囘原檔應按照最要次要尋常三項分橱保存
  如廳司來提原檔應約期收還不得久延致有遺失
  編檔課主任暫由編纂課主任兼任以期辦事手續之整齊
  劃一至編檔課課員彼此不相統屬惟須各立一功課簿每
  一星期彙呈 部長鑒核
  檔案不得携出部外並不得將檔案內容向部外人宣洩
  編檔員須一例署名
  編纂規則
  編纂門類以現在各廳司之職掌爲標準
  編纂手續分民國發生之案現在已否結案民國以前發生
  之案現在已否結案其辦法與編檔課同
  由編檔課送纂之案應由本課主任審定該案之性質分最
  要次要尋常三項並某門某類加蓋印戳交由本課課員分
  別編纂列表如該案屬於某科之科長已經分定最要次要
  尋常三層者本課卽當照辦編纂手續最要者先編次要者
  次之尋常者又次之如列入統計表者不復另編
  凡編纂最要之檔分一案一檔須將該案之收文發文收電
  發電時日號數完全列於檔前並將緊要文件全文附錄檔
  後其文之重複及無關緊要者但摘目錄不錄原文次要之
  件亦照此辦理
  每編一檔須按月日往復文電編纂問答一併編入
  各門之前應按照年月順序列一總表其體裁可倣照前人
  匯覽要覽之例酌量辦理
  課員將某檔纂竣後卽由主任覆核再送該案屬於某司某
  科之科長司長及掌科秘書覆核如無更改作爲定稿卽交
  科房抄檔每星期彙呈 部長閱看
  某檔抄竣後應將抄檔或表送還本科以便檢查至原檔則
  不必另抄應由檔案庫另備一式之檔册將原文黏於册上
  由庫保存
  各司如有密案經各司長迢送本課聲請密纂者應由統計
  科科長或本課主任親自編纂抄檔由課員分任至原文亦
  應由本課固封交庫另行秘密保存
  各司如有密案亦可由本科自行編纂惟原案自應送至本
  課由課加封交庫另行秘密保存以歸一律
  至尋常之檔經本課主任認爲合於民國二年七月十八日
  部令第五條銷毀之例者應加蓋保存〇年銷燬之圖章再
  送該案屬於某司某科之科長司長及掌科秘書覆核無異
  然後將該案摘由列表列於銷燬之例每屆銷燬之時先期
  呈請部長另派部員四人將該案另行檢察如亦認爲應行
  銷燬者卽由該員督同銷燬
  凡經手檔案之員須一律署名以專責成
  課員編纂檔案不得將檔案携出部外並不得將檔案內容
  向外人宣洩自前清總理衙門以迄於今檔積如山現在分
  門別類一一清釐總期儲之於部則爲專檔布之於國則爲
  專書他日欲印外交專書卽可將最要檔案分别付印無須
  另纂此則清檔之原意深願諸同仁共體此意而勉力爲之
  者也