甘州区图书馆

80年代以来，区内各级机关、团体、企业、事业单位和区、乡（镇）遵照国家《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》和各专业档案管理办法，在原有基础上建立健全机关档案管理和档案室工作。使机关档案室成为集中保管本机关档案的处所和为档案馆积累重要档案的主要来源。到1995年，地、县（市）两级应建档案室的机关单位全部建室，计471个，其中：综合档案室271个，文书档案室123个，科技档案室37个，专业档案室40个。全区93个乡（镇）设档案室66个。档案数量少、不需设室的27个乡和898个行政村设立档案专柜。
  一、档案室分布
  【综合档案室】地、县（市）一些档案门类、数量多，基础、基本条件比较好的机关单位设立综合档案室。集中统一管理本机关、本单位的文书、科技、会计、专业、声像等档案和资料。管理形式有两种：一为完全统管型，即档案、资料集中一室，保管设施配于一起，由1～2人统一管理，归机关单位秘书部门主管。这类室多在党、政、群机关和一些事业、企业单位，约占综合档案室总数的60％左右。二为部分统管型，即“统一管理，分库保存”，此类多在地、县（市）金融、税务、工商、医疗等部门，约占40％左右。因这些行业的财务、工商、医务专门档案“日有所积，月有所累”，数量很多，加之管理与利用的特殊性，采取档案室由秘书部门统一管理，档案分库保存，档案人员各管其档、各负其责。综合档案室的工作人员多为专职，且较稳定，素质较高。综合档案室统一集中管理全机关的各种档案、资料后，体现“积累文化物质财富，多方利用档案资料，节省人力物力财力”的优越性，深受机关部门和社会人士青睐，逐步趋向综合型管理。
  【文书档案室】辖区地、县（市）、乡（镇）、村四级各类机关单位都拥有文书档案，皆具有相应的物质保管形式。文书档案室主要分布在文书档案多、而无其他专门档案的党政、群团机关。大部分区乡、镇和各行政村配置文书档案专柜。文书档案管理人员百分之九十以上为兼职。兼者多头兼顾，少则二三项，多则四五项。一般都以文书处理为主，兼管档案、印信、保密、信息、收发等。有少数单位文档人员以管理档案为主，兼做其他工作。
  【科技档案室】区内科学技术档案室主要分布在自然科学领域的农、林、水、牧、气象、地质和城建等系统的科研单位，如地区科技处、农业处、农科所、农机研究所、祁连山水源涵养林研究所、兽研所、甘兰水电勘测设计院、地区气象局等；还有地、县（市）人民医院的病案室、防疫站的地方病、特种病研究室。这些学科专业性强，其档案形成和使用比较特殊，故单独设室。1980年12月9日，国务院颁布《科学技术档案工作条例》以来，各科研部门和科技单位进一步加强对科技档案工作的领导，注重档案队伍的稳定和培训提高，在31个科技档案单位的42名管档人员中，有2人获得高级专业技术职称，5人获得中级职称，21人获得初级职称；注重科技档案室基本设施的投人，改善保管条件，提高科学管理水平，有13个单位的档案室配备微机、复印机、收录机、照相机等，增添柜架，改善库房；重视科技档案管理的业务建设，按《条例》和《档案法》的规定，健全管理制度，增强管理机制，改革管理模式，使科技档案的管理更加科学，步入规范化管理轨道。各科技事业单位和有关企业，把档案工作纳入科研、技术、生产管理之中，纳入领导班子的议事日程之中，纳入有关部门和个人的岗位职责之中。制定计划、设计方案时吸收档案人员参加；工程竣工验收、新产品鉴定、科研成果评审、购进设备开箱时，均通知档案人员出席，保障科技档案的完整、系统、准确。
  【专门档案室】1995年，全区专门档案室有40个，主要分布在地、县（市）委组织、人事、劳动、公安、检察、法院、工商、税务、金融等部门，档案门类有干部档案、工人档案、诉讼档案、工商档案、税征档案、财务档案等。上述档案自形成以来一直由档案所在单位自行管理、自行保存，未向档案馆移交。专门档案工作的业务指导，大多按照各自上级业务主管机关统一颁发的有关规定和办法实施。其他专门档案，如统计、审计、书稿、新闻、艺术、人口普查、工业普查、地名普查、文物普查、土地管理等，因其与文书档案的联系比较紧密，加之数量较少，某些为过渡性或一次性，故单独立卷，与文书档案统一管理。专门档案管理人员多为兼职，既从事本专业的正常业务，又顾及档案管理。立卷归档，视其不同档案的形成特点和周期完结情况进行，如诉讼档案按结案之后立卷；各种普查档案按普查结束以后立卷；审计档案以终结项目立卷；票证类档案按日结合形成数量立卷；会计凭证按月结合数量立卷，报表、账簿则以年度立卷。区内各种专门档案的管理办法和规章制度，凡是设室者，皆单独制定；凡纳入文档统一管理者，即建立统管制度与办法。
  二、推行文书处理部门立卷归档制度
  共和国成立初期，区内机关文书立卷归档工作的业务督导由党委、政府两大系统分别组织实施，具体由秘书部门主管。实际工作中，在新制度、新办法尚未颁布之前，基本沿用民国政府的做法处理文书。每年阅办完毕的文书材料，由文书人员粗略分类、简易订卷，处于无规范状态。1955年11月15日，中共张掖地委向全区各级党组织制发了《中国共产党张掖地方委员会文书处理工作试行细则》，首次提出区内党的机关文书处理要求，从而文书处理转向有轨可循的局面。此后，专署和各县人民委员会行政机关的文书处理也借鉴党委机关的做法，理顺文书流通渠道，规范文书运行程序，文书工作正式纳入整个机关工作的重要环节。1956年4月，国务院《关于加强国家档案工作的决定》下发后，地委秘书处和专署办公室分别召开会议、拟发文件，贯彻执行《决定》。各机关秘书部门对各业务部门的文书处理实行统一督导，统一管理，改变“谁处理、谁立卷、谁保管”的分散状态。各机关办理完毕的文书材料，由文书处理部门每年立卷归档，改变随办随归档或积压不归档的不当做法。1962年元月，大专区体制调整后，新建的张掖专区机关和所辖6县（市）党委和政府秘书部门全面推行文书处理部门的立卷归档工作，专、县普遍召开文档会议，举办文档培训班，把立卷归档列为文档工作的重点。每年上半年，文书处理部门在同级档案管理部门的业务指导下，对上年度处理完毕的文书材料进行立卷归档。1964年三四月间，专区档案处和省档案管理局相继批转中共肃南裕固族自治县委秘书室和县档案馆《关于推行文书处理部门立卷的情况报告》；6月份，地委秘书处、专署办公室在肃南县召开全区档案工作现场会议，重点介绍和参观学习肃南县推行文书部门立卷归档的经验。此后几年，专、县机关文书部门的立卷归档工作基本走向正规。是年7月，省档案管理局批转《张掖县新墩人民公社文书处理和档案工作制度》《新墩公社生产大队文书处理和档案工作制度》后，开始建立基层文档工作。“文革”时期，废弃文书部门立卷制度，造成10年文件材料大量积压，无档可归。机关档案工作恢复整顿中，文件积存甚多，地、县档案局（馆）派人进入机关挨门逐户帮助整理。历经八年左右，基本完成地、县机关单位积存文件的清理、归档。但由此造成另一弊端是，形成机关文书人员的依赖思想，“档案部门不去人，文书部门不立卷”。90年代以来，地、县（市）文书部门立卷形式有如下4种类型：1.大部分机关单位实行“三集中”。即文书部门的立卷人员、文件材料集中到档案局，由局业务人员集中时间组织立卷；2.有些文书部门把卷组好，请档案局派人审查；3.业务熟练的文书人员自行立卷，不靠不拖；4.档案部门有偿承包立卷。即某些文书部门把零散文件和盘交给档案部门，或由档案部门派人到文书部门就地承包立卷，按卷收费。上述办法在地区机关、企业、事业单位和县（市）机关单位及乡（镇）中因地制宜、因单位而异、针对不同情况采取不同方式进行。到1995年，全区各级各类机关单位的文书立卷归档基本实现“年年清”。
  三、机关档案整理与保管
  区内各级各类机关档案有文书、科技、专门、音像、印模等门类。各种档案的整理，按其形成特点和运行周期进行。文书档案坚持按年度立卷整理；科技档案按项目完成、课题完结、工程竣工和设备安装后立卷整理，时限无定；专门档案据其各自不同的形成规律确定其整理时间，有的随形成随整理，有的俟积累到成卷数量即立卷。一般情况下，大多数立档单位都能按上述规矩履行整理职责，按期整理，但有不少单位因管档人员调动、机构变动或其他原因，很多档案不能如期按要求整理，造成积压、混乱状况。
  （一）文书档案的整理 主渠道为文书部门每年立卷归档，其次为不定期地突击性整理积存文件和撤销机关的零散文件。50～60年代，机关文书部门立卷工作由各级党委、政府文书部门分别主管，“文革”以来，演变为档案部门主管。各个时期，都能把文书部门立卷作为积累机关档案和丰富馆藏档案的主要来源，力求在制度上完善，措施上加强。1956年，专、县机关普遍拟制文书材料“案卷类目”，坚持平时按类归卷，年终以类立卷。1960年国家档案局《机关档案工作通则》颁布后，山丹、张掖等县制定《机关档案材料保管期限一览表》《文书部门立卷归档办法》等，使文书立卷归档工作有所遵循。期间，各县对撤区并乡、撤销单位的文件档案都能及时组织整理归进档案馆（室）。“文革”中，民乐县革委会给档案馆抽调人力突击整理“抓革命促生产第一线指挥部”和革委会成立后的机关零散文件。同时按系统组织清档协作组，逐个清理各机关单位的积存文件，保证应归档文件材料的齐全完整。
  （二）科技档案的整理 主要由各级各类科研、生产、管理部门的技术、业务人员兼做或科档人员直接进行。组卷方式因档而异，有卷、册、盒、袋装和立、平放置。70年代前，全区科技档案的整理基本处于“主管部门不管，科档单位自管”的局面，各单位形成的科技文件材料的整理方式可谓“各行其是，五花八门”。1977年3月，中共张掖地委秘书长曹剑青主持召开地直16个厂矿企业单位负责人会议，专项研究部署在企业单位建立技术档案的工作。尔后，地区档案馆选定地区农机厂为试点，树立技术档案样板，从而推动技术档案工作的广泛开展。至80年代后期，地直和6县（市）的农业、林业、畜牧、水利、电力、土地、气象、区划、城建、企业等科技档案逐步建立起来，取得显著成效。1988年9月，全省农业科技档案工作会议在张掖召开后，进一步促进科技档案工作广泛、深入地发展。1990年，全区已建立各种科技档案和收藏科技资料14387卷（册）。
  （三）专门档案的整理 和科技档案工作的起步与发展基本相间。地、县（市）会计、审计、统计、邮电、医务、公安、司法、工商、教学、艺术、人事、地名、人口、新闻、书稿等专门档案都由各相关专业部门遵照本行业档案管理办法整理保存。由于缺乏统一指导和系统培训，70年代以前各种专门档案的整理质量很不规范。80年代以来，随着专门档案管理的不断加强，陆续颁发一些可操作性章程，为全面搞好专门档案，提供依据。在众多专门档案中，涉及面最广、专业性较强、数量最多的为会计档案。这些档案在70年代前，整理质量很低，保管条件很差，检索利用十分不便。凭证、报表、账簿杂乱无序，缺号无目，成捆成堆。1985年，国家财政部、档案局颁发《会计档案管理办法》后，地区财政局、档案局联合在全区范围内全面开展会计档案整理工作。各级1180个会计核算单位经过一年时间，组织4220多人，彻底清理1970～1985年的历年积存会计档案，组卷上架32.4万卷。由于成效显著，张掖地区档案局、财政局在1986年全省会计档案工作会议上，受到省人民政府的表彰奖励。会计档案的普遍建立，带动其他专门档案工作同步发展，到1995年，全区各种专门档案总数已达450974卷（册）。