重庆图书馆 内容
第一章 總則
第一條 爲了有系統的本署柵案，統一木翌各機關椎案管理期法，特製定本辦法。
第二條 本署各槻關棉案，採取集中與分散相結合的管理原則，卽在統一領導下，各機關自行搠理的文件，暫由其自行管理，依行政上已失時效，在歷史或科學意離上仍有參考僵値者，於接近年終時，再統一由辦公廳集中管理。
第三條 本署各機關，根據本門部業務範園及具體情况，可參照本暫行辦法，訂山具體的管理辦法，井報送本署辦公廳備査。
第四條 檔案管理的原则要求做到：機密、安全、經濟、簡便。
第二章 歸檔
第五條 凡本機關發出、收到及所處理的一切文件，電報和有保
存價値或與文件有關的圖表資料等，均須統一交由檔案室保管。
第六條 當每一文件處现完畢後，屬收、發者，卽由收發人員依照收、發文簿歸檔，非屬收、發者，則由承辦人属備歸檔簿(如附式一)歸檔。
第七條 凡未結案的文件，可暫由承辦人保存，俠結奏後再行歸檔。
第八條 凡機密文件，應由機要秘書或指定専人保管，不怨與一般文件混淆，如機密文件中附有一般文件時，應依機密文件處理。
第九條 檔案室於收到歸檔文件時，以收、發文筛(或歸檔簿)爲依據，按號逐件點收，並按下列規理：
一、發文文稿如有漏判、海印、漏發及漏會章或其他應行手讀不完整者，收來文件未經處理及未經負責首長批示「存檔」或「備查」等字樣者，應退請查明補正。
二、歸檔文件如不齊全或附件未附者，應由乗辦人應文尾註明理由，並簽字或盗章，以利査考。
三、歸檔文件與收、發文簿(成歸檔翎)登記不符者，應退詰更正。
四、歸檔文仲經點收檢査無誤後，卽分別於收、發文簿(成歸檔簿)的歸檔欄內後字或蓋章，將原簿退還。
第三章 分類
第十條 分類兇區别檔案的異同，是文件滅得科學管理的基木關鍵，是使各種不同性質的文件，能够系統分明的，完翻一合理的，得到精確而嚴密的組総。
第十一條 爲便於按文件性質查閱，以逹科學管理的目的，應根據本穢關所轄機構的業務性質、範圍及所職務的具體工作情况，編製一檔案分類表，以作木扱關檔案分類的依據。
第十二條 檔案分類表所分的檔案共爲三級，即將全部檔案分爲若干類，艱以下分若干綱，綱以下分爲若干目，各類綱目名稱的選擇珈法如下：
一、 每類、網、目的名稱盡可能的和本機關的組織機構及所職壤的棠沏名稱相配合，另列一總類，容納具有其他命類性貿或其他各類性質不能包括的各綱、日。
二、 各級類目名稱所選用的名詞應力求簡單、明瞭、概括、具供，不立選用箭統不淸及相互混淆的名詞，如「各種來往信函」，「其他材料」或「一般問題」等均應。
三、人事檔築可列一「個人檔案」類目，容納涉及個人
問題的檔案。
四、 各級類目名稱得依摭機關業務脫爾及組織機構之增減變動情况而酌予増減變動。
五、 如有一時不能確定其詳細具牘類、目的文件，可設
J暫存類日。
第十三條 各類、綱、目的名祸，爲便於排列、檢查、書爲及稱呼都用一種符號來代表，此種符號叫做「分類號」，其採用辦法規定如下：
一、 均用何拉伯版字223453789代表。
二、 運用十進制，卽所分的每规、綱、目不得超過十個，如洲卜個者，非將其性質相近似的合併；
三、以百位數字代表類如100•200•300等，以十位數字代表桐，如110•120•130等，以個位數字代表目如11:112二13等。
四、各級類目灼依分類號的大小順序排列，小的在前，大的在後。
第十四條 於進行檔案分類尚，應依照下列步照辦理：一、根據歸檔文件的不由利內容，確定其怪質；
二、 根據其性質及分類表確定其應屬的類、網、目及其分類號，並將其分類號骐註在該文的檔號欄內。
三、 如分類表屮無該文所應圈的類目時，則另行確定其新豳目
四、 人叽檔案有涉及個人問題的檔案時，均歸入個人檔案類目。
五、 沮郛均按一般檔案分類處现。
六、 凡遇有一文含有兩種以上性質者，應歸入關係較密，較最常用或第一事由的性質類目內，而在其他有關類目的案卷内堪置分存單(如附式二)。
第四章 立案
第十五條 在同一分類號中的檔案數如太多，則可根據其性質、內容、單位、地區或時間等方法酌情予以區分立案，使自成系統的同一事項或同一問題的文件合爲一案，並分別給以澈當案名.，如在同一分類號中檔案數量很少条則無須再爲區分，可將所有檔案合爲一案，以其類目名稱爲案名。
第十六條 在最初定名立案時，應根據該案現在的內容、性質並預測其將來的發展與可能的變化、簡單、明瞭、槪括、具體的定以遮當案名所定案名，要使每人一看就能淸楚的知道它的含意包括些什麼間題。
第十七條 同一分類號中的各案，爲便於排列，檢査起見，均統一順序分別編號，此號种爲「同類序列號」，係用阿拉伯數字分別寫在分類號之下，中間隔一橫綫如卡。啪，作等，分類號加同類序列號卽稱爲「檔號」。個人檔案可以姓名字順號碼(如四角號及筆畫管)爲檔號。
第十八條 立案文件如已有原著者，卽併入原案卷內，並將其同類序列號頒註在文而上的分類號下，如無原案者，則另立新案，並編同類序列號。
第十九條 凡已立各案，均依同類序列號次序編製分類目錄如(附式三)每一分類號一頁，按分類號大小次序活葉裝訂-之。
第五章 裝訂
第二十條 分類立案後之文件，均保存在卷夾(如附式四)內除於封而標明名稱等項外，並在卷首加貝目錄(如附式五)，將目次號分別註於卷內文件的左上角。
第二十一條 卷內文件，應依收文或發文日期先後次序排列，潞原有的金屬針夾除去，依公文紙大小酌予整，裝訂成册，(每那容量二一件)約三公分嗥爲原則。
第二十二條 同一案的各卷，爲便於排列檢査起見，均按順序編號，.
此稱爲「卷次號」，用阿拉伯數字分別寫在同類序列號之後，中間隔一點「、」，如，等。
第二十三條 文件經歸卷後，爲便於按字號及目査閱起見，應編製收發文號與檔號對照表(如附式六)，及電報韻目與檔號對照表(如附式七)。
第六章 保管
第二十四條 各卷均依類目及檔號次序排列保存在卷櫃(如附式八)內，並於卷夾底邊及卷櫃裕板上黏貼標篷，以便檢査。
第二十五條 檔案室應選擇一座單獨的適宜長期保存文件的房屋，室內應使空氣流通，陽光充足，嚴防潮濕、毒溺、虫傷及鼠咬，並應貝有安全消防之設備。
第二十六條 檔案如有損壊或遺失等情事，應隨時補救之。
第二十七條 檔案室內不得保存其他物品，禁止外人入內，非工作時間，必須嚴密關閉門窗，並規定非本機關工作人員不得借閱檔案。
第七章 調閱
第二十八條 本機關除在檔案室內臨時査閱或首長指定檢取各種文件外，其他凡欲持出借閱各種文件時，均應履行下列手續辦理，
一、先根據規定樣式塡寫借單(如附式九)提交檔案室考核後始得持出借閱。
二、借閲單應經各該單位及其領導人簽署。
三、借閱棉案應保守機密，不得轉借，抽取及塗改、汚損。
四、 借閱檔案未經批准者，應禁止抄錄。
五、 借閱檔案以三天爲限，如到期仍需借用時，得另行
六、借閱檔案至歸還時經驗收無錯並取回借閱單後，借閱人始得解除責任。
第二十九條 本機關以外的其他機關，如需借閱檔案時，應正式具文經奉准允可後，始得照借。
第三十條 凡借閱檔案逾期未還者，該隨時催還，如發現有損型遺失或洩露機密说象，除卽行設法袖救外，應根據借閱單迫査責任，幷報吿上級領導人。
第二一十一條 凡檔案借岀，均於卷夾底頁內面貼一借出記錄表(如附式十)進行登記，以便稽査肢卷借出之情況。
第八章 銷燬與移轉
第三十二條 本署档案根據內容、性質、原則上暫規定其保管年限如下。
一、凡屬臨時性的通知便函及不關重要而無長期保存值値的案件，可保管半年至一年。
二、凡屬已頒佈之方針、政策、决定、法令之後，所發的個別函件批示等文件，根據情况可保管二年至五年。
三、凡屬各種政策、法令方針及帶有全面性或有歷史價値之重要指示决定等均長期保管。
第三十三條 本常各機關應根據上條原則及木機關職掌製訂一具體的檔案保管年限明細表(送辦公廳備核)作爲檔案銷燉與移轉的標準。
第三十四條 爲澄淸檔案在保管上N質而減少其*，並統一集中保管木署各機關有長期保存價値之檔案，規定各機關應依檔案保管年限明細表爲標準，實行定期檢査，將已滿保管•年限的檔案分別銷燬與移轉，同時並應注意檢査有無損失排錯等情事。
第三十四條 銷域華應照下列規定辦理：
一、先將應行銷熾的檔案案由和根據等造具淸册(格式照書本式分類目録)一汾送本單位首長審极並轉辦公廳核准後始得銷燬；
二、凡銷燉的檔案均在分類目錄上註年月日，銷時將卷夾留作另用，將目錄抽出保存備査。
三、應銷的案卷內如订尙需機續保存的文件時，出仍照木銅法館理保管。
四、銷燬檔案應用大焚，並派專人監督使其澈底焚燒乾淨。
第三十八條 移轉檔案應照下列規定辦理：
1、先將隴行移轉的檔案案由和根據等造具淸册(格式照警木式分類口錄)二份由交接機關分別蓋印，雙方各存一份。
二、凡移轉的檔案均在分初H錄上註明移轉年月日。
三、應移轉案卷内如有尙需繼衝留用的文件時，可將其檢出，在移轉淸冊中註明。
四、所移轉的檔案，應法的一切要求。
第三十七條 當機關合併時，雲所保谊之檔案應隨其業務移轉另一機關接管，當機關取消或業務結朿時，其所保管之檔案應由其直屬上殺機關接曾，當檔案管理人員調換時，其所保管之案應由新充任人員接管，以上之移交與接收時，均須檢赤現有與狀態，並作出報吿書。
第九章 附则
第三十八條 本辦法如有未盡事宜或不適用之處，得隨時酌情増删修正。
第三十九條 本辦法經本署各機關討論通過,並經秘書長核准後執行。附式一:歸檔簿格式
附式二：檔案分存單格式
附式三：檔案分顯目錄
附式四：檔案卷夹封面格式
附式五：卷夹内文件目錄格式附式六：收發文號與檔案對照表格式
文號與檔號對照表
附式七：電報韻目與檔號對照表格式附式八：卷櫃式樣(略）每横共六格，每格宽一百公分，高二十四公分，深三十六公分，脚高十五公分
附式九：檔案借閱單格式
附式十：檔案借出記錄表格式
說明：上列备表可依公文紙大小酌予規定尺寸。
第一條 爲了有系統的本署柵案，統一木翌各機關椎案管理期法，特製定本辦法。
第二條 本署各槻關棉案，採取集中與分散相結合的管理原則，卽在統一領導下，各機關自行搠理的文件，暫由其自行管理，依行政上已失時效，在歷史或科學意離上仍有參考僵値者，於接近年終時，再統一由辦公廳集中管理。
第三條 本署各機關，根據本門部業務範園及具體情况，可參照本暫行辦法，訂山具體的管理辦法，井報送本署辦公廳備査。
第四條 檔案管理的原则要求做到：機密、安全、經濟、簡便。
第二章 歸檔
第五條 凡本機關發出、收到及所處理的一切文件，電報和有保
存價値或與文件有關的圖表資料等，均須統一交由檔案室保管。
第六條 當每一文件處现完畢後，屬收、發者，卽由收發人員依照收、發文簿歸檔，非屬收、發者，則由承辦人属備歸檔簿(如附式一)歸檔。
第七條 凡未結案的文件，可暫由承辦人保存，俠結奏後再行歸檔。
第八條 凡機密文件，應由機要秘書或指定専人保管，不怨與一般文件混淆，如機密文件中附有一般文件時，應依機密文件處理。
第九條 檔案室於收到歸檔文件時，以收、發文筛(或歸檔簿)爲依據，按號逐件點收，並按下列規理：
一、發文文稿如有漏判、海印、漏發及漏會章或其他應行手讀不完整者，收來文件未經處理及未經負責首長批示「存檔」或「備查」等字樣者，應退請查明補正。
二、歸檔文件如不齊全或附件未附者，應由乗辦人應文尾註明理由，並簽字或盗章，以利査考。
三、歸檔文件與收、發文簿(成歸檔翎)登記不符者，應退詰更正。
四、歸檔文仲經點收檢査無誤後，卽分別於收、發文簿(成歸檔簿)的歸檔欄內後字或蓋章，將原簿退還。
第三章 分類
第十條 分類兇區别檔案的異同，是文件滅得科學管理的基木關鍵，是使各種不同性質的文件，能够系統分明的，完翻一合理的，得到精確而嚴密的組総。
第十一條 爲便於按文件性質查閱，以逹科學管理的目的，應根據本穢關所轄機構的業務性質、範圍及所職務的具體工作情况，編製一檔案分類表，以作木扱關檔案分類的依據。
第十二條 檔案分類表所分的檔案共爲三級，即將全部檔案分爲若干類，艱以下分若干綱，綱以下分爲若干目，各類綱目名稱的選擇珈法如下：
一、 每類、網、目的名稱盡可能的和本機關的組織機構及所職壤的棠沏名稱相配合，另列一總類，容納具有其他命類性貿或其他各類性質不能包括的各綱、日。
二、 各級類目名稱所選用的名詞應力求簡單、明瞭、概括、具供，不立選用箭統不淸及相互混淆的名詞，如「各種來往信函」，「其他材料」或「一般問題」等均應。
三、人事檔築可列一「個人檔案」類目，容納涉及個人
問題的檔案。
四、 各級類目名稱得依摭機關業務脫爾及組織機構之增減變動情况而酌予増減變動。
五、 如有一時不能確定其詳細具牘類、目的文件，可設
J暫存類日。
第十三條 各類、綱、目的名祸，爲便於排列、檢查、書爲及稱呼都用一種符號來代表，此種符號叫做「分類號」，其採用辦法規定如下：
一、 均用何拉伯版字223453789代表。
二、 運用十進制，卽所分的每规、綱、目不得超過十個，如洲卜個者，非將其性質相近似的合併；
三、以百位數字代表類如100•200•300等，以十位數字代表桐，如110•120•130等，以個位數字代表目如11:112二13等。
四、各級類目灼依分類號的大小順序排列，小的在前，大的在後。
第十四條 於進行檔案分類尚，應依照下列步照辦理：一、根據歸檔文件的不由利內容，確定其怪質；
二、 根據其性質及分類表確定其應屬的類、網、目及其分類號，並將其分類號骐註在該文的檔號欄內。
三、 如分類表屮無該文所應圈的類目時，則另行確定其新豳目
四、 人叽檔案有涉及個人問題的檔案時，均歸入個人檔案類目。
五、 沮郛均按一般檔案分類處现。
六、 凡遇有一文含有兩種以上性質者，應歸入關係較密，較最常用或第一事由的性質類目內，而在其他有關類目的案卷内堪置分存單(如附式二)。
第四章 立案
第十五條 在同一分類號中的檔案數如太多，則可根據其性質、內容、單位、地區或時間等方法酌情予以區分立案，使自成系統的同一事項或同一問題的文件合爲一案，並分別給以澈當案名.，如在同一分類號中檔案數量很少条則無須再爲區分，可將所有檔案合爲一案，以其類目名稱爲案名。
第十六條 在最初定名立案時，應根據該案現在的內容、性質並預測其將來的發展與可能的變化、簡單、明瞭、槪括、具體的定以遮當案名所定案名，要使每人一看就能淸楚的知道它的含意包括些什麼間題。
第十七條 同一分類號中的各案，爲便於排列，檢査起見，均統一順序分別編號，此號种爲「同類序列號」，係用阿拉伯數字分別寫在分類號之下，中間隔一橫綫如卡。啪，作等，分類號加同類序列號卽稱爲「檔號」。個人檔案可以姓名字順號碼(如四角號及筆畫管)爲檔號。
第十八條 立案文件如已有原著者，卽併入原案卷內，並將其同類序列號頒註在文而上的分類號下，如無原案者，則另立新案，並編同類序列號。
第十九條 凡已立各案，均依同類序列號次序編製分類目錄如(附式三)每一分類號一頁，按分類號大小次序活葉裝訂-之。
第五章 裝訂
第二十條 分類立案後之文件，均保存在卷夾(如附式四)內除於封而標明名稱等項外，並在卷首加貝目錄(如附式五)，將目次號分別註於卷內文件的左上角。
第二十一條 卷內文件，應依收文或發文日期先後次序排列，潞原有的金屬針夾除去，依公文紙大小酌予整，裝訂成册，(每那容量二一件)約三公分嗥爲原則。
第二十二條 同一案的各卷，爲便於排列檢査起見，均按順序編號，.
此稱爲「卷次號」，用阿拉伯數字分別寫在同類序列號之後，中間隔一點「、」，如，等。
第二十三條 文件經歸卷後，爲便於按字號及目査閱起見，應編製收發文號與檔號對照表(如附式六)，及電報韻目與檔號對照表(如附式七)。
第六章 保管
第二十四條 各卷均依類目及檔號次序排列保存在卷櫃(如附式八)內，並於卷夾底邊及卷櫃裕板上黏貼標篷，以便檢査。
第二十五條 檔案室應選擇一座單獨的適宜長期保存文件的房屋，室內應使空氣流通，陽光充足，嚴防潮濕、毒溺、虫傷及鼠咬，並應貝有安全消防之設備。
第二十六條 檔案如有損壊或遺失等情事，應隨時補救之。
第二十七條 檔案室內不得保存其他物品，禁止外人入內，非工作時間，必須嚴密關閉門窗，並規定非本機關工作人員不得借閱檔案。
第七章 調閱
第二十八條 本機關除在檔案室內臨時査閱或首長指定檢取各種文件外，其他凡欲持出借閱各種文件時，均應履行下列手續辦理，
一、先根據規定樣式塡寫借單(如附式九)提交檔案室考核後始得持出借閱。
二、借閲單應經各該單位及其領導人簽署。
三、借閱棉案應保守機密，不得轉借，抽取及塗改、汚損。
四、 借閱檔案未經批准者，應禁止抄錄。
五、 借閱檔案以三天爲限，如到期仍需借用時，得另行
六、借閱檔案至歸還時經驗收無錯並取回借閱單後，借閱人始得解除責任。
第二十九條 本機關以外的其他機關，如需借閱檔案時，應正式具文經奉准允可後，始得照借。
第三十條 凡借閱檔案逾期未還者，該隨時催還，如發現有損型遺失或洩露機密说象，除卽行設法袖救外，應根據借閱單迫査責任，幷報吿上級領導人。
第二一十一條 凡檔案借岀，均於卷夾底頁內面貼一借出記錄表(如附式十)進行登記，以便稽査肢卷借出之情況。
第八章 銷燬與移轉
第三十二條 本署档案根據內容、性質、原則上暫規定其保管年限如下。
一、凡屬臨時性的通知便函及不關重要而無長期保存值値的案件，可保管半年至一年。
二、凡屬已頒佈之方針、政策、决定、法令之後，所發的個別函件批示等文件，根據情况可保管二年至五年。
三、凡屬各種政策、法令方針及帶有全面性或有歷史價値之重要指示决定等均長期保管。
第三十三條 本常各機關應根據上條原則及木機關職掌製訂一具體的檔案保管年限明細表(送辦公廳備核)作爲檔案銷燉與移轉的標準。
第三十四條 爲澄淸檔案在保管上N質而減少其*，並統一集中保管木署各機關有長期保存價値之檔案，規定各機關應依檔案保管年限明細表爲標準，實行定期檢査，將已滿保管•年限的檔案分別銷燬與移轉，同時並應注意檢査有無損失排錯等情事。
第三十四條 銷域華應照下列規定辦理：
一、先將應行銷熾的檔案案由和根據等造具淸册(格式照書本式分類目録)一汾送本單位首長審极並轉辦公廳核准後始得銷燬；
二、凡銷燉的檔案均在分類目錄上註年月日，銷時將卷夾留作另用，將目錄抽出保存備査。
三、應銷的案卷內如订尙需機續保存的文件時，出仍照木銅法館理保管。
四、銷燬檔案應用大焚，並派專人監督使其澈底焚燒乾淨。
第三十八條 移轉檔案應照下列規定辦理：
1、先將隴行移轉的檔案案由和根據等造具淸册(格式照警木式分類口錄)二份由交接機關分別蓋印，雙方各存一份。
二、凡移轉的檔案均在分初H錄上註明移轉年月日。
三、應移轉案卷内如有尙需繼衝留用的文件時，可將其檢出，在移轉淸冊中註明。
四、所移轉的檔案，應法的一切要求。
第三十七條 當機關合併時，雲所保谊之檔案應隨其業務移轉另一機關接管，當機關取消或業務結朿時，其所保管之檔案應由其直屬上殺機關接曾，當檔案管理人員調換時，其所保管之案應由新充任人員接管，以上之移交與接收時，均須檢赤現有與狀態，並作出報吿書。
第九章 附则
第三十八條 本辦法如有未盡事宜或不適用之處，得隨時酌情増删修正。
第三十九條 本辦法經本署各機關討論通過,並經秘書長核准後執行。附式一:歸檔簿格式
附式二：檔案分存單格式
附式三：檔案分顯目錄
附式四：檔案卷夹封面格式
附式五：卷夹内文件目錄格式附式六：收發文號與檔案對照表格式
文號與檔號對照表
附式七：電報韻目與檔號對照表格式附式八：卷櫃式樣(略）每横共六格，每格宽一百公分，高二十四公分，深三十六公分，脚高十五公分
附式九：檔案借閱單格式
附式十：檔案借出記錄表格式
說明：上列备表可依公文紙大小酌予規定尺寸。
