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川南人民行政公署一九五一年十一月十日發佈
本署根摭西南軍政委貝會的指示並結合只情況，進行了關於祕書業務工作的檢査，茲檢發檢査報吿一份並抄發「四南軍政委員會直屬機關秘書業務工作中幾個問題的報吿」一份，希根據報吿的精神並結合你處具體情祝參照執行。
附件如文
附：關於祕書業務工作的檢査報吿
西南軍政委目會發來的「直屬機關祕書業務工作中幾個問題的報吿」，對我們檢査與改進秘書工作給了極大帮助。爲了把這個段吿的精神切實的貫澈到祕書部門的實際工作中去，並在實踐中逐步的提高與改進工作。特結合我署實際情况，在辦公廳及某些直屬機關作了出版刊物、召開會議、處理公文的重點檢査，並提出了初步改進意見，一般說一年多以來行署通過公文、會議及各種內部刊物的確解决了不少問題，獲得很大成績，另一方面，從這次檢查中也發現了以上工作中仍存在着嚴重的同時又是帶有普遍性的缺點。茲將此次檢査的結杲分別報吿如下：
(一)一般情况
一、機關內部出版的刊物，在行署一級定期刊物有川南政報、川南區綜合統計(以上係辦公廳出版)、川南財經通訊(川南財委會)、川南稅務通訊(稅務局)、川南金融通訊(川南分行)、川南商情(商業廳)、業務通訊(新聞出版處)、新聞工作手冊(新問出版處)、川南合作通訊(合作事業指導處)、共九種，臨時性刊物有：勞動資料(勞動局)、川南資料(辦公廳)、民主建政參考資料(民政廳)、川南經濟報吿特別(財委會)、糧食通訊(糧食局)等六種，這些刊物的主要缺點是：
(1)出版刊物的無組織無紀律現象：如鋭公廳出版的川南政
報、川南資料等，均未報請西南軍政委員會審查批准.，其他署直各單位出版的內部刊物也都未經行署批准，有的刊物(如新聞出版處)不但出版前未經行署批准，且出版後也未按期送行署備査，這些無組織無紀律現象，是造成機關內部刊物成洩密、混亂、錯漏的主要原因；
(2)財經刊物的嚴重洩密現象：川南税務通訊及川南金融通訊都刊載過有關國家機密數字的統計.，而川南金融通訊又原文照載過中財委的密定，都嚴重的洩漏了國家的機密(以上兩個刊物現巳停止出版，並已呈報西南軍政委員會)。
(3)內容空洞、重複轉載。同一問題同時在二個甚至個內部刊物上刊載，或者是報章、雜誌廣泛刊登的而爲機關幹部所熟習的社評短論又在我們內部刊物上登出來，這就造成了很大的浪費與內容的空洞，因此而也削弱了這些刊物對工作的指導作用；
(4)發行範園的紊亂：由於沒有明確的發行網，因之某些需要此刊物的政府內部機關沒有得到，而非政權機圖的翠衆團體、學校却相反收到此種刊物(如樂山專署把川南政枚發給工商聯合會、峨眉縣立中學，隆昌縣政府發給文化舘等)這樣一來，不但使國家機密無法保障，且給機關刊物的遺失脫落造成更多的機會(如自貫市政府調硏室把川南政牴借給蜀光中學學生李潤芳带到學校(市中)裏傳閱)。(5)不重視內部刊物的保管工作：據硏究室不完全的統計，僅隆昌一縣一年來就遺失川南政報一百五十六本，這是多麼嚴重的情况。
其次在某些刊物中的稿件不經主管負責同志審核，自行决定出版以及字句標點錯漏的現象仍很普遍。由於這些缺,點的存在，使我們的工作受到很大的損失。
二、 關於會議。署直內部的會議除行署委員會外，主要有下列四種。行政會議、各委貝會會議、行署廳處局會辦公會議，各委、廳、處、局務會議；此外便是各部門所召開的專業會議。從會議的種類上看並不算多，但由於多數同志對會議的重耍性認識不足以及不善於應用會議的方式來推動工作和解决問題，因此會議的缺點仍然是很多的，其重要者如(1)對一般會議普遍不重視的現象：這些現象一方而表現在開會的人對有關提案不認眞考慮硏究，提出適當解决的意見；有的甚至根本不看，連會議中需要討論的提案也不帶來(行政會議常有此種情况)。表現行另一方面的就是某些單位的不執行會議决議。如第六次行政會議决議，關於解决邊區初等敎育經費的困難問題，由財廳令各專市，由地方財政槪算所掌握之機動糧適當補助案，財應因未接文澈廳的通知⑴未執行。第九次行政會議决議將署直門診室合併爲兩個大門診室，衛生廳亦未執行。(2)會前無週密的準備與通盤的計劃。尤其是各種専業會議往往因爲籌備不週，情况估計不足，有降低了會議效能(根據此次檢查有五個召開專業會議的都有此種情况)。(3)缺乏嚴密的組織，明確的分工，因之產生領導力量分散，會埸控制不嚴，拖長會議時間，與各部門連系不够等混亂情电(如財委、衛生廳、文敎廳所召開的W業命議都有類似情形)此外與發人員的不按時到仰，不到會也不請假的現泉也很嚴東。
三、 關於公文。處理公文方而的缺點是發得多，(過去以署名饌一天發過二十件公文)發的亂(行署各部門都直接向下行文要材料要
表報，冇的要的太急，有的相冗重很)處理問題不及時(下面請示的間題往往很長時間不答覆。以上缺點，自八月專員縣長會議後已引起各部門的重硯，辦公廳並製定了改進的辦法，最近已有改變)。其次
是多數負責同志對公文不重視，不督促，不檢査，不認眞審閲文稿，以致機關中的文牘主義，公文積壓，文稿中的錯落模糊至今仍未能澈底克服。
(二)產生以上燄點的主要原因與今後改進的辩法
我們認爲在行署谷部門的祕書工作中所以產生上述缺點的主要原因，不僅是由於大多數來自農村、部隊的幹部對機闕工作不熟習沒經驗，不知道公文、會議是進行指導、推進工作、貫澈改府政策法令、集中率衆智慧處理與解决間題的主要方法和工具.，而最主要的是在機關工作仍存在着主觀主義，官僚主義與嚴重的無組織無紀律現象，因此，無論在召開會議，頒發公文，就不顧實際情况，不考慮是否需要，不作充分準備，詳密計劃，只憑主觀想像上級指示照開照轉.，在出版中，不請示批准，選稿不間質量，不分明密，甚至不送負責同志審查卽隨心所欲，亂刊濫登這是使機關工作形成混亂的主要原因。如，果我們對這些官僚主義、主觀的思想方法與領導方法，不從根本上加以改正，不採取積極的辦法並在實際工作中澈底根絕它們，要克服我們工作中的缺點並從而改進機關工作使它逐步向向正規，仍然是很困難的。西南軍政委目會發來的a個祕書業務工作的報吿，基本給我們解决了這個陽，它無論在理論上、方法上、具牘工作上都作了明確的指示，對我們檢査改進業務都給了極大幫助，因此我們打算以沮個文件的精神和原則，首先在直歸機關的祕書部門中從各種具燭工作來檢查思想方法和領導方法，把這問題弄明確以後，再根據工作中的缺點，限定切合本單位實際情规的必要的工作制度與改進工作的具體辦法。再把這些新的制度或辦法運用到實際工作中去實踐。行署採用這個方法，在辦公廳及某些直屬機關作了點检香(主要是檢査機關內部出版刊物、會融及處理公文)並根據檢査的結果，適當提出了關於出版內部刊物，召開會議，處理公文的補充改進意見。
一、機關出版的內部刊物方面：(1)根據西南軍政委員會的規定，除川南政報、川南資料、川南區綜合統計、川南財經通訊、川南商情、業務通訊(新間出版處)准許繼緞出版，並分別報請西南批准備査外，其餘各部門所出版的內部刊物(不包括公開的)無論定期或臨時性的應一律停刊。辦公聴出刊的川南政報應卽健全政報編審委員會，負責編輯審査稿件及硏究討論改進政報內容等，使川南政我逐漸成爲貫澈政府政策、注令指導全區工作的專門刊物。
(2)署直各部門如確有特殊需要擬出版定期刊物或臨時參考材料和工作手册時，應將其出版目的，內容及發行範圍擬定具燭計劃經由主管部門首長詳細審査後轉報行署批准始得編印。
(3)巳經批准出版的內部刊物，必須根據工作需要，明礦出版目的，除川南政報主要刊載中央人民政府、西南軍政委員會及行署所頒佈和批准的政策、法令、决議、條例、規章、指示外，一般部門出版的內部刊物均應着重刊登有關業務的政策，按術的指専及各地工作經驗等。以上出版刊物所刊載材料，必須愼重審核，詳細校對，做到字無錯漏，段落淸晰，標點正確，印刷淸楚。
(4)已經批准的內部出版刊物，其發行範圍，除川南政報應按規定送中央、西南軍政委員會及各大行政區、省(市)及本署各部門、各專署、市、縣、區外；部門出版的內部刊物只限於送其垂直領導機關及其所屬下級機關。並均得按實際情况擬定具慣發行計割，分別我請上級機關備杏。
(5)爲避伊窺複，提高刊物質量，凡人民日報的社論或各地參考資料，內部刊物已廣泛刊登而在我區又無參考價値的短評、短論、工作經驗等，川南政報及部鬥出版的刊物應儘量少轉載或不轉載，上項材料如川南政報已刊登者，其他刊物不必再刊登。
(6)凡發往各單位的內部刊物，均須派専人保管，規定適當的保管傳閱與淸退制度，並隨時進行檢査，防止意外丟失或脫落。(7)有關內部刊物Z保密、檢査、交換等規定一律巡照本署所頒佈之「川南區各級政府工作人員保守國家機密的實施辦法」執布。
二、召開會議方面：
(1)認眞作好一切會議會前的準備工作。所謂準備工作係指；(一)會議主要議題的確定(卽會議要討論和解决那些問題)(二)會議中所需要的各種情況和材料的蒐集。（三)議題(要解决的問題)方案的初步擬定(包括與有關部門的協商硏究)(四)文件、報吿的撰擬與印刷0(五)會議的組織、領専、学拥的分工問題。(六)召聞會議的各項手渣制度的獎訂(如報到、食、宿、休息、娛樂及會議進程的排列等)。(七)經龍開支的編造與掌握。(八)會埸的佈置與招待、衛生等。召聞會議的單位，必須將上列各項準備作到週密完善並經負責同志親自檢査後，始代召開。
(2)行署直屬單位，應根據實際情况與工作需要，擬定半年中所要召開全區性或業務部門的會議計訓，把召開會議的目的，時間、內容、次數、經費預算分別報請各該主管委批准轉行署備色，行署辦公廳如發現各部門呈送的會議計劃巾在時間有互相衝突因而影嚮工作時，在徴得有關部門同意，可予改變，以利工作。(3)各委、廳、處、局按計訶召開全區性的專業會議時，在通知發出前，應將會議、內容，性質、經費預算以及準備情况呈澈行署批准；召開所屬業務部門會議時，也應按以上規定報各主管委批准，並於會議結束後作出總結分別報送本署及主管委備査。(4)行署各直屬機關內郁會議：(一)行署各直屬機關的內部會議，一律按辦公廳所規定的會議日程表執行，無特殊事故，均應按時召開（二)召開會議單位，應有會議內容及有關提案於開會前三日通知出席人員，與會人員接到此項過知後，應把提案及要討論的問題，詳加考慮硏究，或與有關人員作必要的商討，並把要發表的意見記錄下來。(二一)各部門在日常工作中所發生的臨時性問題或需要與多數有關單位辦理的問題，應儘量在行署所規定的各種會議上解决，非特别需要或爲時間所限制者，不召開臨時會議。(四)已經會議决議事項各部門應無條件的遵照執行，如執行中有困難或對問題不淸者，應二執行一面按級反映或把間題向有關部門間淸整；今後所有會議决議事項凡不遵照執行者無論有任何理由，均以不執行决議論。爲認眞執行會議决議，並責成辦公廳建立會議催辦制度，按期催辦。(五)嚴格遵守會議時間，按時到會按時開會，克服過去不按時到會的自由散漫現象，出席人員因事不能到會者，必須事先請假，不請假者卽認爲缺席，超過開會時間十分鐘者卽認爲遲到。
三、關於處理公文方面：
(I)各單位首長及祕書主任應對公文予以重視，認眞核閱文稿，並加强對辦理公交同志的思想領，經常督促、檢查、負澈催辦及處理公文的各種制度，在實際工作中不斷提高馨部的政治、政策、業務水平，努力學習寫簡短淸晰的文章，大力兑邯.舊式公文中的冗長層層援引的惡習。加强公文的思想性與政策性。
(2)認眞執行行署「關於加地公文催我制度的規定」及「各單位承辦署稿的規定」兩個規定.，對按時處理公文及任意拖延屢催不報的單位，責由辦公廳分別予以通報批評或表揚。
(3)凡以行署或主任名義發佈的公文均按行署『關於各單位承辦署稿的規定绑法』辦理，以部門首長名義發佈的公文，由郁門首長親目簽發，以部門名義發佈者，在首長拶權下，郦書主任可代行簽發。
(4)關於密件與明件的區別以及處理密件的各項制度均根披辦公廳所召集的第一次機要禪書會議决議(於九月十四日游祕密字二卄一號發下)及本署頒佈袞「川南區各級政府工作人目保守國家機密的實施射法」執行。
(三)統計表賴間題，因辦公廳目前尙未成立統計機構，故此次未進行檢色，擬屛四南軍政委會對表戦的規定責成有關単位進行檢査並貫溜執行。
以上各點，請予指示。
本署根摭西南軍政委貝會的指示並結合只情況，進行了關於祕書業務工作的檢査，茲檢發檢査報吿一份並抄發「四南軍政委員會直屬機關秘書業務工作中幾個問題的報吿」一份，希根據報吿的精神並結合你處具體情祝參照執行。
附件如文
附：關於祕書業務工作的檢査報吿
西南軍政委目會發來的「直屬機關祕書業務工作中幾個問題的報吿」，對我們檢査與改進秘書工作給了極大帮助。爲了把這個段吿的精神切實的貫澈到祕書部門的實際工作中去，並在實踐中逐步的提高與改進工作。特結合我署實際情况，在辦公廳及某些直屬機關作了出版刊物、召開會議、處理公文的重點檢査，並提出了初步改進意見，一般說一年多以來行署通過公文、會議及各種內部刊物的確解决了不少問題，獲得很大成績，另一方面，從這次檢查中也發現了以上工作中仍存在着嚴重的同時又是帶有普遍性的缺點。茲將此次檢査的結杲分別報吿如下：
(一)一般情况
一、機關內部出版的刊物，在行署一級定期刊物有川南政報、川南區綜合統計(以上係辦公廳出版)、川南財經通訊(川南財委會)、川南稅務通訊(稅務局)、川南金融通訊(川南分行)、川南商情(商業廳)、業務通訊(新聞出版處)、新聞工作手冊(新問出版處)、川南合作通訊(合作事業指導處)、共九種，臨時性刊物有：勞動資料(勞動局)、川南資料(辦公廳)、民主建政參考資料(民政廳)、川南經濟報吿特別(財委會)、糧食通訊(糧食局)等六種，這些刊物的主要缺點是：
(1)出版刊物的無組織無紀律現象：如鋭公廳出版的川南政
報、川南資料等，均未報請西南軍政委員會審查批准.，其他署直各單位出版的內部刊物也都未經行署批准，有的刊物(如新聞出版處)不但出版前未經行署批准，且出版後也未按期送行署備査，這些無組織無紀律現象，是造成機關內部刊物成洩密、混亂、錯漏的主要原因；
(2)財經刊物的嚴重洩密現象：川南税務通訊及川南金融通訊都刊載過有關國家機密數字的統計.，而川南金融通訊又原文照載過中財委的密定，都嚴重的洩漏了國家的機密(以上兩個刊物現巳停止出版，並已呈報西南軍政委員會)。
(3)內容空洞、重複轉載。同一問題同時在二個甚至個內部刊物上刊載，或者是報章、雜誌廣泛刊登的而爲機關幹部所熟習的社評短論又在我們內部刊物上登出來，這就造成了很大的浪費與內容的空洞，因此而也削弱了這些刊物對工作的指導作用；
(4)發行範園的紊亂：由於沒有明確的發行網，因之某些需要此刊物的政府內部機關沒有得到，而非政權機圖的翠衆團體、學校却相反收到此種刊物(如樂山專署把川南政枚發給工商聯合會、峨眉縣立中學，隆昌縣政府發給文化舘等)這樣一來，不但使國家機密無法保障，且給機關刊物的遺失脫落造成更多的機會(如自貫市政府調硏室把川南政牴借給蜀光中學學生李潤芳带到學校(市中)裏傳閱)。(5)不重視內部刊物的保管工作：據硏究室不完全的統計，僅隆昌一縣一年來就遺失川南政報一百五十六本，這是多麼嚴重的情况。
其次在某些刊物中的稿件不經主管負責同志審核，自行决定出版以及字句標點錯漏的現象仍很普遍。由於這些缺,點的存在，使我們的工作受到很大的損失。
二、 關於會議。署直內部的會議除行署委員會外，主要有下列四種。行政會議、各委貝會會議、行署廳處局會辦公會議，各委、廳、處、局務會議；此外便是各部門所召開的專業會議。從會議的種類上看並不算多，但由於多數同志對會議的重耍性認識不足以及不善於應用會議的方式來推動工作和解决問題，因此會議的缺點仍然是很多的，其重要者如(1)對一般會議普遍不重視的現象：這些現象一方而表現在開會的人對有關提案不認眞考慮硏究，提出適當解决的意見；有的甚至根本不看，連會議中需要討論的提案也不帶來(行政會議常有此種情况)。表現行另一方面的就是某些單位的不執行會議决議。如第六次行政會議决議，關於解决邊區初等敎育經費的困難問題，由財廳令各專市，由地方財政槪算所掌握之機動糧適當補助案，財應因未接文澈廳的通知⑴未執行。第九次行政會議决議將署直門診室合併爲兩個大門診室，衛生廳亦未執行。(2)會前無週密的準備與通盤的計劃。尤其是各種専業會議往往因爲籌備不週，情况估計不足，有降低了會議效能(根據此次檢查有五個召開專業會議的都有此種情况)。(3)缺乏嚴密的組織，明確的分工，因之產生領導力量分散，會埸控制不嚴，拖長會議時間，與各部門連系不够等混亂情电(如財委、衛生廳、文敎廳所召開的W業命議都有類似情形)此外與發人員的不按時到仰，不到會也不請假的現泉也很嚴東。
三、 關於公文。處理公文方而的缺點是發得多，(過去以署名饌一天發過二十件公文)發的亂(行署各部門都直接向下行文要材料要
表報，冇的要的太急，有的相冗重很)處理問題不及時(下面請示的間題往往很長時間不答覆。以上缺點，自八月專員縣長會議後已引起各部門的重硯，辦公廳並製定了改進的辦法，最近已有改變)。其次
是多數負責同志對公文不重視，不督促，不檢査，不認眞審閲文稿，以致機關中的文牘主義，公文積壓，文稿中的錯落模糊至今仍未能澈底克服。
(二)產生以上燄點的主要原因與今後改進的辩法
我們認爲在行署谷部門的祕書工作中所以產生上述缺點的主要原因，不僅是由於大多數來自農村、部隊的幹部對機闕工作不熟習沒經驗，不知道公文、會議是進行指導、推進工作、貫澈改府政策法令、集中率衆智慧處理與解决間題的主要方法和工具.，而最主要的是在機關工作仍存在着主觀主義，官僚主義與嚴重的無組織無紀律現象，因此，無論在召開會議，頒發公文，就不顧實際情况，不考慮是否需要，不作充分準備，詳密計劃，只憑主觀想像上級指示照開照轉.，在出版中，不請示批准，選稿不間質量，不分明密，甚至不送負責同志審查卽隨心所欲，亂刊濫登這是使機關工作形成混亂的主要原因。如，果我們對這些官僚主義、主觀的思想方法與領導方法，不從根本上加以改正，不採取積極的辦法並在實際工作中澈底根絕它們，要克服我們工作中的缺點並從而改進機關工作使它逐步向向正規，仍然是很困難的。西南軍政委目會發來的a個祕書業務工作的報吿，基本給我們解决了這個陽，它無論在理論上、方法上、具牘工作上都作了明確的指示，對我們檢査改進業務都給了極大幫助，因此我們打算以沮個文件的精神和原則，首先在直歸機關的祕書部門中從各種具燭工作來檢查思想方法和領導方法，把這問題弄明確以後，再根據工作中的缺點，限定切合本單位實際情规的必要的工作制度與改進工作的具體辦法。再把這些新的制度或辦法運用到實際工作中去實踐。行署採用這個方法，在辦公廳及某些直屬機關作了點检香(主要是檢査機關內部出版刊物、會融及處理公文)並根據檢査的結果，適當提出了關於出版內部刊物，召開會議，處理公文的補充改進意見。
一、機關出版的內部刊物方面：(1)根據西南軍政委員會的規定，除川南政報、川南資料、川南區綜合統計、川南財經通訊、川南商情、業務通訊(新間出版處)准許繼緞出版，並分別報請西南批准備査外，其餘各部門所出版的內部刊物(不包括公開的)無論定期或臨時性的應一律停刊。辦公聴出刊的川南政報應卽健全政報編審委員會，負責編輯審査稿件及硏究討論改進政報內容等，使川南政我逐漸成爲貫澈政府政策、注令指導全區工作的專門刊物。
(2)署直各部門如確有特殊需要擬出版定期刊物或臨時參考材料和工作手册時，應將其出版目的，內容及發行範圍擬定具燭計劃經由主管部門首長詳細審査後轉報行署批准始得編印。
(3)巳經批准出版的內部刊物，必須根據工作需要，明礦出版目的，除川南政報主要刊載中央人民政府、西南軍政委員會及行署所頒佈和批准的政策、法令、决議、條例、規章、指示外，一般部門出版的內部刊物均應着重刊登有關業務的政策，按術的指専及各地工作經驗等。以上出版刊物所刊載材料，必須愼重審核，詳細校對，做到字無錯漏，段落淸晰，標點正確，印刷淸楚。
(4)已經批准的內部出版刊物，其發行範圍，除川南政報應按規定送中央、西南軍政委員會及各大行政區、省(市)及本署各部門、各專署、市、縣、區外；部門出版的內部刊物只限於送其垂直領導機關及其所屬下級機關。並均得按實際情况擬定具慣發行計割，分別我請上級機關備杏。
(5)爲避伊窺複，提高刊物質量，凡人民日報的社論或各地參考資料，內部刊物已廣泛刊登而在我區又無參考價値的短評、短論、工作經驗等，川南政報及部鬥出版的刊物應儘量少轉載或不轉載，上項材料如川南政報已刊登者，其他刊物不必再刊登。
(6)凡發往各單位的內部刊物，均須派専人保管，規定適當的保管傳閱與淸退制度，並隨時進行檢査，防止意外丟失或脫落。(7)有關內部刊物Z保密、檢査、交換等規定一律巡照本署所頒佈之「川南區各級政府工作人員保守國家機密的實施辦法」執布。
二、召開會議方面：
(1)認眞作好一切會議會前的準備工作。所謂準備工作係指；(一)會議主要議題的確定(卽會議要討論和解决那些問題)(二)會議中所需要的各種情況和材料的蒐集。（三)議題(要解决的問題)方案的初步擬定(包括與有關部門的協商硏究)(四)文件、報吿的撰擬與印刷0(五)會議的組織、領専、学拥的分工問題。(六)召聞會議的各項手渣制度的獎訂(如報到、食、宿、休息、娛樂及會議進程的排列等)。(七)經龍開支的編造與掌握。(八)會埸的佈置與招待、衛生等。召聞會議的單位，必須將上列各項準備作到週密完善並經負責同志親自檢査後，始代召開。
(2)行署直屬單位，應根據實際情况與工作需要，擬定半年中所要召開全區性或業務部門的會議計訓，把召開會議的目的，時間、內容、次數、經費預算分別報請各該主管委批准轉行署備色，行署辦公廳如發現各部門呈送的會議計劃巾在時間有互相衝突因而影嚮工作時，在徴得有關部門同意，可予改變，以利工作。(3)各委、廳、處、局按計訶召開全區性的專業會議時，在通知發出前，應將會議、內容，性質、經費預算以及準備情况呈澈行署批准；召開所屬業務部門會議時，也應按以上規定報各主管委批准，並於會議結束後作出總結分別報送本署及主管委備査。(4)行署各直屬機關內郁會議：(一)行署各直屬機關的內部會議，一律按辦公廳所規定的會議日程表執行，無特殊事故，均應按時召開（二)召開會議單位，應有會議內容及有關提案於開會前三日通知出席人員，與會人員接到此項過知後，應把提案及要討論的問題，詳加考慮硏究，或與有關人員作必要的商討，並把要發表的意見記錄下來。(二一)各部門在日常工作中所發生的臨時性問題或需要與多數有關單位辦理的問題，應儘量在行署所規定的各種會議上解决，非特别需要或爲時間所限制者，不召開臨時會議。(四)已經會議决議事項各部門應無條件的遵照執行，如執行中有困難或對問題不淸者，應二執行一面按級反映或把間題向有關部門間淸整；今後所有會議决議事項凡不遵照執行者無論有任何理由，均以不執行决議論。爲認眞執行會議决議，並責成辦公廳建立會議催辦制度，按期催辦。(五)嚴格遵守會議時間，按時到會按時開會，克服過去不按時到會的自由散漫現象，出席人員因事不能到會者，必須事先請假，不請假者卽認爲缺席，超過開會時間十分鐘者卽認爲遲到。
三、關於處理公文方面：
(I)各單位首長及祕書主任應對公文予以重視，認眞核閱文稿，並加强對辦理公交同志的思想領，經常督促、檢查、負澈催辦及處理公文的各種制度，在實際工作中不斷提高馨部的政治、政策、業務水平，努力學習寫簡短淸晰的文章，大力兑邯.舊式公文中的冗長層層援引的惡習。加强公文的思想性與政策性。
(2)認眞執行行署「關於加地公文催我制度的規定」及「各單位承辦署稿的規定」兩個規定.，對按時處理公文及任意拖延屢催不報的單位，責由辦公廳分別予以通報批評或表揚。
(3)凡以行署或主任名義發佈的公文均按行署『關於各單位承辦署稿的規定绑法』辦理，以部門首長名義發佈的公文，由郁門首長親目簽發，以部門名義發佈者，在首長拶權下，郦書主任可代行簽發。
(4)關於密件與明件的區別以及處理密件的各項制度均根披辦公廳所召集的第一次機要禪書會議决議(於九月十四日游祕密字二卄一號發下)及本署頒佈袞「川南區各級政府工作人目保守國家機密的實施射法」執行。
(三)統計表賴間題，因辦公廳目前尙未成立統計機構，故此次未進行檢色，擬屛四南軍政委會對表戦的規定責成有關単位進行檢査並貫溜執行。
以上各點，請予指示。
