济南市图书馆

第一节 档案室
  天桥区市政工程管理养护处的建档工作是从1979年开始的。1993年在天桥区档案馆和建委档案室的协助下，建立了区市政工程管理养护处综合档案室。购置档案橱具11套，装订切纸机1台，照相机1架，干湿温度计1个，消防器1个，以及各种档案用品。档案库房面积36平方米，装有防盗门，采取了严格的“八防”（即：防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防强光、防潮、防尘）措施。组成了档案领导小组，组长由党支部书记担任，天桥区建委协作指导工作，用了近半年的时间，对文书档案、城建档案、财务档案、实物档案、照片档案五大类档案进行了系统的整理，共整理出1800卷册，其中财务档案1455卷册；城建档案122卷；文书档案182卷；实物档案33件；照片档案337张。编制了全引目录、案卷目录、专题目录、人名索引、文号索引、档案存放位置索引6种目录共15册。编写了组织沿革、大事记、全宗介绍、历年先进名单、领导任免、机构变更、机构设置7种资料，共计7册；建立了12种制度。1993年12月，天桥区市政工程管理养护处综合档案室被评为省先进三级档案室。
  在建档工作中，档案室不断扩充和改进。通过黑板报、印刷品等多种形式宣传《档案法》，使档案工作顺利开展。1995年，全国市政设施大普查，本处对天桥区的各种市政设施进行了全面普查。在普查期间，借阅档案达200余卷次，对普查工作起到极大的帮助。普查完毕后立26卷。11月28日，档案管理人员持证上岗；12月在济南市“档案做贡献、争创效益怀”活动中被天桥区档案馆评为先进单位，刘维林、赵玉梅被评为先进个人。1997年5月参加了《档案法》宣传月的宣传活动，通过了档案馆“档案执法”检查，受到上级好评。
  截至1996年，共有文书档案244卷，基建档案129卷，会计报表27卷，会计帐薄199册，会计凭证844册，照片397张，实物档案42件。
  档案工作岗位责任制 档案工作的基本任务是：维护党和国家历史真实面貌，集中统一管理档案和有关资料，维护档案的完整和安全，积极提供利用为四化建设服务。1997年7月，进一步完善了档案工作岗位责任制。其职责：
  1．接收与管理机关各科室，在工作活动中形成的具有永久保存价值的全部档案和档案管理。
  2．积极学习、宣传、贯彻执行《档案法》和方针、政策性的一些文件。
  3．对机关各部门和基层各单位、文件材料的归档、立卷等工作进行指导监督和检查。
  4．集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为党的各项工作服务。
  5．认真贯彻国家档案局制定的《机关档案工作条例》，切实执行保密制度，确保档案机密安全。
  6．按规定向档案馆移交应进馆的档案。
  7．办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
  第二节 管理制度
  档案管理制度
  1．馆藏档案要科学整理，按全宗规范排列，橱具、设备放置要整齐、合理，便于管理和使用。
  2．要坚持查库制度，做到帐物相符，保持馆藏档案、资料齐全完整。
  3．做好防盗、防火、防水、防潮、防虫、防鼠工作。正确使用电器、设备，做到人走灯灭机停，下班关窗锁门，切断电源。严禁存放有毒和易燃易暴物品。
  4．保持库内整洁，不准在库内吸烟、吃食物和放置杂物、花草。
  5．按时做好库内温湿测试记录和调节。
  6．坚持档案出入库登记和外来人员参观批准登记等制度，各项登记、统计，要做到及时、准确、齐全。
  7．档案管理人员要坚守岗位，忠于职守，做好档案的管理和利用工作。
  案卷质量要求规定
  一、案卷质量总的要求
  遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
  二、案卷的形式
  要采用卷、盒形式，在数量统计时，以卷为计算单位，底图以张为计算单位。
  三、组卷原则
  （一）城建档案的组卷原则
  1．要遵循文件材料形成的自然规律，保持文件材料之间的有机联系和成套性。
  2．保证卷内文件材料齐全、完整性。
  3．一项工程，根据形成的文字、数字、图表多少，可组多卷。
  4．保证案卷内文件材料与其反映的实物相一致。
  5．卷内的竣工图，凡按图纸施工的，没进行更动的，可在原施工图上加盖“竣工章”，即作为竣工图。凡施工中需要更动的，按手续办理应首先写更改报告，通过上级有关主管部门同意，下达变更通知单，在图上标清加上“竣工章”可为竣工图，如果更改的太多，需重新绘图，保证图纸干净清洁，以便永久保管和利用。
  6．卷内图纸必需有地下管网和高程标明。
  7．竣工图纸必须手续完备，要经承担施工技术负责人审核签字。
  （二）文书档案组卷原则
  1．组卷要遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的历史联系。
  2．保持文件材料的种类、份数、更数的齐全、完整。
  3．在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复，转发文件与原材料的同一文件分别组在一卷，不得分开，文电应合一组卷。
  4．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料，依其形成规律特点，按有关规定排列。
  5．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其它文件材料的立卷按有关规定执行。
  6．不同保管期限的档案要分别组卷。
  （三）会计档案组卷原则
  1．按会计凭证、帐簿组装等形成的自然规律不同保管期限分别组卷。
  2．按年度进行组卷，对跨年度的预、决算放在针对的年度组卷。
  （四）声像档案组卷原则
  1．按声像材料形成的年度及反映不同活动内容的不同性质分别组卷。
  2．按声像材料不同裁体分别组卷。
  3．照片和底片相对应。
  4．录音、录像、计算机软盘等磁带、磁盘，按形成的自然盒为单位进行组卷。
  （五）实物档案组卷原则
  1．按年限排列组卷，排成个大流水号。
  2．照片、实物、底片同一个号。
  四、卷内文件材料的排列要求
  （一）城建档案文件材料排列要求
  1．城建档案案卷文件材料按工程程序进行排列。把文字材料排列前，图样排在后，一个工程内所形成的文字材料或一组有机联系的文件材料，原则上要组成一个保管单位。
  2．一项工程文字材料多的，可按同类别、时间排列组卷。
  （二）文书档案文件材料排列要求
  1．应采用年度一组织机构（或问题）进行分类。
  2．按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。
  （三）会计档案
  按会计凭证文件材料形成时间顺序排列组卷。
  （四）声像档案中的人物照片档案的排列，主要人物照片在前，一般人物在后；工程相片档案按进行的顺序，旧貌在前，新貌在后；会议活动方面的相片，主要场面在前，次要场面在后，同一性质照片，则按时间顺序顺列。
  五、卷内文件材料张号的编写规定
  1．卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或文件号。
  2．装订的案卷以卷为单位编写一个流水号，统一在文件材料有文字的每一页的右上角，反面的左上角填写页号。
  3．不装订的案卷，应在卷内每一份文件材料的右上角加盖档号章，并逐件编件号。
  4．折叠的图样可编写在折叠合的左上角。
  六、案卷编目要求
  （一）案卷封皮质量要求
  1．案卷封面和脊背的各栏目，都要填写清楚，书写一律用碳素墨水或墨汁，并用钢笔或毛笔书写，字迹要工整清晰，用字要符合国家规范的简化字要求，不得写繁体字。特别对职称档案，严禁涂、抹、勾、划、打补钉之类。
  2．填写的案卷题名，要准确的揭示出案卷内容，一般包括责任者、内容和名称号，要简明扼要，一般不超过50字为宜，使用简称应通用易懂。
  3．标明案卷内文件材料总张数。
  （二）卷内目录编写要求
  1．目录内文件排列的顺序号，要用阿拉伯数字从1起依次标注。
  2．文件材料的题名，不要随意更改和简化，没有题名应拟写题名，有的虽有题名，但无实质内容的可应重新填写。
  3．文件材料的编号，要填写文件材料的文号或图号。
  4．文件材料的张号，要填写每份文件材料首页上标注的张号，最后一份文件要填写起止号。
  5．卷内目录的书写要用碳素墨水填写，字迹工整、清晰，不得用草体字。
  6．责任者须要填写行文机关的名称的作者。
  7．没有责任者，年、月、日的文件材料要考证。
  8．声像材料全部应用文字，摄像或录音、录像的对像时间、地点、中心内容和责任者清楚，会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。
  9．卷内目录要排列在案卷首页，不要编张号。
  （三）备考表的编写要求
  1．注明立卷机关、鉴定机关。
  2．要填明卷内优缺点。
  3．有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。
  4．填写立卷人、检查人的姓名、时间以示负责。
  5．备考表应置卷尾，不要编写张号。
  七、案卷装订要求
  1．案卷装订采用合订和单份文件材料装订的两种形式。
  2．文件材料封面一律按规定尺寸折叠，达到统一标准。
  3．案卷装订时，要去掉装订文件材料的金属物。
  4．不装订的案卷，其文件材料必须按卷内目录编制排的顺序排列。
  5．案卷应采用三孔一线的方法装订，不装订的案卷卷中的文件应逐件用细线装订。
  八、卷内文件材料制成的质量要求：
  1．文件材料的载体材料必须优良，益于保管。
  2．文件材料一律用碳素或蓝黑墨水书写，不得用复写纸、圆珠笔或铅笔及易退色的颜料水书写，字迹扩散的文件材料应复制并与原件一并立卷。
  3．案卷内的文件材料必须经有关负责人签名或行文机关盖章，注明发文的时间。
  九、本规定是建委综合档案室制定，请各部门在工作中注意，存档材料的质量要求望每年要向档案室移交合格的文件材料，否则，移交部门负责复制。
  各种档案的归档制度
  为了维护历史真实面貌，使各种档案不遗漏、不积压，完好地保存，有效的为科学研究和党的各项工作积极提供利用，将具有一定历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种裁体形成的档案材料，完整齐全的收集归档。
  一、归档内容
  1．城市建设档案。市政工程、民用建筑。
  2．文书档案。党政工团类、人事工资类、生产计划类、财务类、计划生育、规章制度类、道路维修。
  3．财务档案归档内容。报表、帐本、凭证、存根。
  4．声相档案。领导任职、会议活动、市政工程。
  5．职称档案。
  二、各种档案收集归档时间
  1．城市建设档案。城市建设档案、民用建筑档案要从工程准备阶段就开始，把整个工程的过程中，所形成的文字、图表、数字、声相等档案材料全部收集整理归档。立档时间在工程完工的一年里。
  2．文书档案。文书档案收集工作要求机关各科室在每年的2月底前把前一年的工作中，对各项工作所形成的有保存价值的档案材料收集齐全，交到档案室，准备在3月份进行文书立卷工作。
  3．财务档案。财务档案在每年的6月1日接收财务科5年前的一年里所形成的档案，进行整理归档。
  4．声相档案。(1)市政工程和民用建筑的声相档案，是工程开工前的原貌，施工中的情景及完工后的新貌，一个工程完整的照片和录相、资料，进行整理归档，立卷时间在工程完工后的一年。(2)除了以上两方面以外的相片和录相可以随时征集整理归档。
  档案库房管理制度
  1．档案库房要实行统一管理，钥匙要有专人负责，不准随身携带。对新保管的档案要按照科学的方法排列整齐。重点档案和一般档案要分别保管。
  2．确保档案库房的安全，库房的门窗要及时关闭上锁，无关人员不准进入库房。在库房内不准吸烟和存放易燃品及其他物品。对消防器材要经常检查，定期换液，以确保档案的绝对安全。
  3．库房内要经常保持清洁卫生，要做好防潮、防虫、防火、防尘、防鼠、防强光。
  4．档案工作人员对新保管的档案要熟悉情况，要定期检查做到心中有数，更好的为社会主义两个文明建设服务。
  5．对新保管的档案要定期检查清点，发现问题及时处理。
  档案保密制度
  1．档案是党和国家的宝贵财富，要坚持集中统一管理的原则，妥善保管，积极开展利用工作。
  2．本馆工作人员要模范遵守保密纪律，忠于职守，提高警惕，严防敌人破坏。
  3．档案库房是保存档案的重要场所，非本馆工作人员不得人内。兄弟单位人员由于工作需要参观库房，须经批准，严格登记，并由本馆工作人员陪同。
  4．对于机密档案，要严格管理，控制使用，未经有关领导批准，不得提供利用。
  5．档案降密、解密必须按照国家有关规定办理。
  6．利用本馆档案，未经报专人员同意，不准抄录、复制；从本馆抄录、复制的档案资料，未经本馆批准，不准擅自对外公布或印刷出版。
  7．本馆档案工作人员违犯保密制度，丢失或擅自提供档案、泄露档案机密，应根据情节轻重给予纪律处分，直至依法追究刑事责任。
  档案统计制度
  1．档案统计要实事求是，如实反映客观情况，做到准确、及时、完整、系统。
  2．统计范围主要包括：档案馆机构、人员情况，馆藏档案、资料的状况，档案、资料收进和移出数量、利用情况，档案库房、设备、经费，以及上级机关要求统计的内容。
  3．统计工作要有专人负责，纳入正常工作。
  4．上级机关要求上报的各种统计资料，必须按照要求统计、填写，经馆长审查同意后方可上报。
  5．各种统计资料均应存档。
  各种档案保管制度
  为了加强对档案的管理，有效的保护和利用档案，使档案更好的为社会主义现代化建设服务，根据中华人民共和国《档案法》的规定：
  1．在各项工作中所形成有保存价值的各种文字、图表、声相等不同形式的历史记录进行收集立卷归档。
  2．加强对档案工作的领导，把档案工作列入工作计划中。
  3．成立机构，建立档案室（馆）有专人管理，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
  4．档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，具备一定的专业知识。
  5．对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定收集起来集中管理，任何个人不得据为已有。
  6．鉴定档案保存价值的原则，保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法由国家档案行政管理部门制定，不能擅自销毁档案。
  7．禁止出卖属于国家所有的档案。
  8．配备必要的防护设施，条件达到“八防”，确保档案的安全。
  9．库房要通风，温度保持在14～20℃，相对湿度温度保持在50%～65%。
  10.各种档案每年要有统计数字及报表。
  查阅档案资料制度
  1．查阅档案资料必须按照有关规定，持本单位正式介绍信，并注明利用者身份，利用的目的、要求和范围。
  2．查阅档案资料只限于批准内容，不准随意翻阅，如摘抄原件时，必须经办公室批准后方可摘抄，摘抄件必须按规定时间交回。
  3．要严格保密，凡查阅摘抄的档案、资料内容，不准摘抄外传、转借和口头泄密。
  4．档案资料原则上不借出，如特殊情况需借出时，必经办公室批准，按规定办理借阅手续。
  5．查阅档案人员要爱护档案，不准私自摘录和任意转借，不准拆卷、涂改、污损、抽换或在文章上圈点、划线等，确保档案的完整与安全。借阅单位必须按照规定及时向档案馆清退。
  档案借阅制度
  1．档案原件一般不借出本馆，如因工作需要必须借出时，须经本馆长同意，借阅重要档案，应报上级主管部门批准。
  2．借阅档案必须持单位介绍信，注明身份和查阅目的，方可办理借阅手续。借阅党内文件必须是共产党员。
  3．外国人（含外藉华人）和港、澳、台同胞借阅档案必须持市以上外事部门、档案部门的批准件，方可接待。
  4．借阅者必须爱护档案，严禁损坏、圈注、涂改、拆卷、抽页。
  5．对抄录、复制的档案材料，应妥善保存，未经档案馆批准，任何单位和个人都无权公布、出版档案史料。
  6．借阅时间一般不准超过10天。特殊情况需要继续阅览者，借阅单位应主动办理续借手续。
  档案鉴定制度
  1．鉴定档案必须从国家和个人的整体利益出发，遵守档案鉴定原则和有关政策，以档案管理机关制定的《档案保管期限表》为依据，对超过保管期限的档案定期进行鉴定。
  2．鉴定本馆档案，必须成立由馆长、本馆和同级档案管理机关有关人员组成的鉴定小组负责实施。在鉴定某机关档案时，应由该机关的部门负责人参加。
  3．档案鉴定工作，必须严肃认真，要逐个案卷，逐份材料进行鉴定，从各方面来衡量，判断其档案价值，决定取舍。
  4．鉴定工作结束后，要写出鉴定工作总结。对失去保存价值的档案，按照有关规定提出销毁报告。
  档案销毁制度
  1．销毁的档案，必须是经过严格鉴定，确认失去保存价值的档案。
  2．销毁档案，应以全宗为单位编制“销毁档案清册”，写出销毁档案报告，报请主管机关或上级档案机关批准，未经鉴定和领导批准，任何单位和个人不准擅自销毁档案。
  3．对已经批准销毁的档案，如无特殊情况，一般可存放一段时间再行销毁。
  4．销毁档案，应指定本馆两名以上人员监督销毁，监销人要认真履行职责，并在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁时间、地点、方式。
  5．大批销毁档案要送交指定工厂进行监销。对档案文件严禁出卖或改为他用。
  6．“档案销毁”清册及批准手续，要归入全宗卷进行妥善保存。