慈溪市图书馆

市国土资源（土管）局的档案室收集、整理、管理资料工作，起步较早、进展较快、管理标准较高。收藏文件档案资料，是为全市国土资源管理的历史负责，也为现实工作服务，并为今后提供研究的依据。
  一、建设档案室
  1989年8月，市土管局建立综合档案室，集中统一管理全局各类档案，配置专职档案员1人，兼职档案员2人。
  1991年1月，局档案工作通过宁波机关档案管理二级标准验收。有库房面积20平方米，铁皮箱20只，存档案668卷。
  1995年10月，局新办公楼建成后，加大对档案工作的投入，专门辟出264平方米位置作档案库房，添置52列（182节）手动直列式密集架。
  1997年5月，局成立由副局长马桂珍为组长的档案管理领导小组和档案鉴定小组，并对档案人员和兼职档案员进行调整和充实。陈丽华、杜礼淦为专职档案员，各科、所确定兼职档案员7人。局档案工作开始步入正规的轨道。
  1998年，根据省档案局《关于开展全省土地管理系统档案工作省级达标的通知》要求，市土管局积极开展档案工作升级达标活动，对照宁波一级标准，进行认真自查，并修订和制定有关档案工作规章制度，档案室设施更新装备。于1998年10月向上级局申报，1999年1月7日，经省土地管理局、档案局考评验收，以评94分的高分，通过省二级认定。
  1999年开展地籍档案归档整理，将分散在各镇的34万宗地籍档案，全部集中到局档案室统一管理。
  2000年，经省国土资源厅、省档案局考评，通过省级档案管理工作一级达标，并颁发证书。
  2002年，市国土资源局档案管理领导小组由副局长徐品章任组长，局档案室专职档案员3人，各科、室、所兼职档案员12人。
  2005年底，局综合档案室的设备有：封闭式库房3只，面积264平方米，配置手动式密集架52列，计182节，底图柜4只，声像档案柜1只。附属设施有：档案消毒柜1只，空调4只（其中中央空调2只），除湿机5只（其中2只全自动职能型），灭火器10只，温湿度记录仪4只（其中自动记录仪1只）。并初步实现档案管理自动化办公体系，配有电脑4台、复印机1台、打印机2台（其中激光打印1台），电钻3把。
  2008年，档案室保管档案总数604970卷，其中地籍类565910卷，建设用地类23817卷。
  二、发挥档案作用
  档案室设置专门接待窗口，以方便群众查阅。查询档案人数逐年上升，查询对象由以单位和司法部门为主，转向以人民群众个体为主。通过查询档案，解决土地登记和房屋所有权登记和土地房屋纠纷，办理商务许可证、协助司法机关诉讼或查封执行、律师调查取证等很多问题。全市开展土地登记公开查询工作，始于2000年3月，是全省唯一一个试点单位，当年查询人数超过1000人。通过实践，从中摸索并总结经验，印发《慈溪市土地登记资料公开查询办法》和《慈溪市国土资源局土地登记公开查询实施细则》。在接待群众查询工作中，取得显著成绩，受到群众好评。2003～2007年，共受理查询22553宗，为法院鉴证2090宗，为律师鉴证537宗。
  三、管理档案制度
  市国土资源（土管）局加强档案管理制度建设，2000年10月印发档案《管理规定》，2004年6月作修改完善后重新印发。
  附件
  件2004年6月修改后的《慈溪市国土资源局档案管理规定》
  第一章 总则
  第一条 为了加强国土资源管理档案工作，充分发挥国土资源管理档案在社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，结合本局档案工作实际，制定本规定。
  第二条 本规定所称的国土资源管理档案，是指慈溪市国土资源局及所属单位在国土资源管理工作中形成的，具有保存价值的多载体的文件资料。
  按档案类别，分为文书档案、会计档案、声像档案和业务档案。业务档案是指市国土资源局及所属单位在完成国土资源管理各项专业工作中直接形成的文件材料及完成该专业工作必需的附属材料的组合。
  按业务类别，分为综合类档案，计划财务类档案，地籍管理类档案，土地利用规划类档案，建设用地类档案，国土资源监察类档案，国土资源宣教、科技、信息类档案，电子、声像材料类档案和地质、矿产管理类档案等。
  市国土资源局档案的载体形式包括各种文字材料、图纸、图表、计算机机读材料、声像材料和实物等。
  第三条 国土资源管理档案是国家档案的重要组成部分，是国土资源管理活动真实的历史记录，是国家的宝贵财富。土地登记、土地征用等档案是确定土地权属的法律凭证。本局必须加强对国土资源管理档案工作的领导。
  第四条 市国土资源局国土资源管理档案由综合档案室集中统一管理，建立健全规章制度，全面收集在国土资源管理活动中形成的文件材料，进行科学的整理和保管，维护档案的完整和安全，积极提供利用。
  第五条 国土资源档案事业所需经费应列入局事业发展规划和年度经费计划。
  第二章 档案管理体制与职责
  第六条 市国土资源局负责本辖区内的国土资源管理档案工作。业务上受慈溪市档案局和上级主管部门的指导。
  市国土资源局的档案工作领导小组是负责局档案管理工作的领导机构，由一位副局长兼任档案工作领导小组组长，主管档案工作。把档案工作列入领导议事日程，认真贯彻上级关于档案工作的法律、法规、方针和政策，统筹、协调、组织档案工作的开展，培养和提高档案管理人员的政治素质和管理水平。
  慈溪市国土资源局档案鉴定领导小组负责对接收、销毁档案的质量鉴定和把关工作。
  第七条 市国土资源局综合档案室是本局档案管理工作业务部门。在档案工作领导小组和分管副局长的领导下，由局办公室具体负责开展工作。
  第八条 综合档案室的职责。
  （一）贯彻上级关于档案工作的法律、法规、方针和政策，组织实施市国土资源局制定与修改的国土资源管理档案制度、长远规划；
  （二）集中统一管理市国土资源局的全部档案，做好档案的收集、整理、保管、统计等各项工作，并按规定积极提供利用；
  （三）对市国土资源局的各科（室、所）及本辖区内的乡镇（街道）土管所（分局）国土资源管理档案的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查：
  （四）对库藏档案进行分类编目，编制各种检索工具，开发档案信息资源，积极开展档案编研工作；
  （五）做好国土资源管理图书、资料的保管和借阅工作；
  （六）完成领导交办的其他档案工作任务。
  第九条 综合档案室设档案室主任和专职档案员。专职档案员要具有较好的政治素质，一定的文化修养和档案专业知识。人员要保持相对稳定。专职档案员的职称评定、聘任按档案专业技术有关规定办理。
  第十条 档案室主任的职责。
  （一）在分管副局长和局办公室主任的领导下开展工作，领导所属人员积极完成档案管理工作的各项
  任务；（二）熟悉国土资源管理各项业务，熟练掌握档案管理技能，通盘了解国土资源管理档案工作的流程，组织综合档案室日常工作的开展；
  （三）积极为领导出谋划策，制定档案工作年度计划，制定档案管理工作的各项规章制度；
  （四）组织开展档案管理网络活动，主持召开档案网络小组会议；
  （五）对兼职档案员进行业务指导，定期对各科（室、所）和乡镇（街道）土管所（分局）的档案工作进行指导、检查和监督；
  （六）完成领导交办的其他工作事项。
  第十一条 专职档案员的职责。
  （一）认真学习档案法律、法规、方针和政策，刻苦钻研档案业务，熟悉国土资源管理各项业务；
  （二）统一管理市国土资源局的全部档案，帮助兼职档案员做好档案的收集工作，做好档案的整理、保管、统计等各项工作，并提供利用；
  （三）做好国土资源管理图书、资料的收集保管和借阅工作；
  （四）按档案“七防”要求，做好库藏档案的保管和档案库房的管理工作；
  （五）对库藏档案进行分类编目，编制各种检索工具，开发档案信息资源，积极开展档案的编研工作；
  （六）积极参加各级各类业务培训和交流活动，努力提高工作能力；
  （七）开展国土资源档案的公开查询工作，并在接待群众时，做到既热情有礼，又按规章制度办事；
  （八）遵守档案保密的规定，勇于与破坏档案的行为作斗争。第十二条建立健全市国土资源局档案管理网络体系，各科（室、所）的兼职档案员，在业务上受综合档案室指导。兼职档案员负责收集、积累、整理本科（室、所）职能范围内的各种文件材料，督促业务承办人做好立卷归档工作，并按规定时间做好文件材料的移交工作，协助综合档案室做好档案管理的其他工作。
  第三章 档案管理规程
  第十三条 市国土资源局各科（室、所）和乡镇（街道）土管所（分局）应把本部门在工作中形成的具有保存价值的各种载体文件材料（包括上下级机关、同级机关发送的与业务有关的文件材料）的形成、收集、积累、整理和归档工作纳入本部门的工作计划中，并列入部门的职责范围。
  第十四条 按规定应当立卷归档的文件材料，均应由综合档案室集中统一保管，任何部门和个人不得截留或据为己有。市国土资源局工作人员在工作调动时，应将在工作中形成的文件材料和借阅的档案资料进行清理，办理移交与归还手续。
  第十五条 土地调查、登记、建设用地、案件处理或其他项目以及国土资源管理工作形成的其他应归档的文件材料，在任务完成后，将应归档的文件材料收集齐全，组成保管单位，由项目负责人或各职能部门负责人审定后，按归档时间向综合档案室归档。
  第十六条 档案的归档时间，可分为按年度归档、按项目完成终结时间归档和随时归档三类。
  按年度归档的档案包括文书档案，建设用地档案（含私人建房）、国土资源监察档案（含信访）、地产管理档案、土地他项权利档案、地价评估档案、会计档案和地质、矿产管理档案等。上述档案除会计档案按年度在形成后第三年归档外，其余均在次年的四、五月份移交综合档案室归档。
  按项目完成时间归档的档案包括土地调查档案、初始土地登记档案、土地利用总体规划编制档案、土地分等定级档案和土地科技项目档案等。
  随时归档的档案包括：变更土地登记档案和声像档案等。
  第十七条 档案的归档范围、分类及保管期限的确定，依照《慈溪市国土资源局文件归档与不归档范围》和《慈溪市国土资源局档案分类方案及保管期限表》办理。
  国土资源管理档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
  （一）凡具有重要凭证和长久查考、利用价值的作为永久保存；
  （二）凡在30年至50年内具有查考、利用、凭证作用的作为长期保存；
  （三）凡在30年内具有查考、利用、凭证作用的作为短期保存。
  第十八条 所有档案（除声像档案外）均应由文书部门和业务部门收集整理、立卷归档，市国土资源局倡导业务承办人制作档案。
  第十九条 声像档案由业务承办人收集整理，在工作完成后随时向综合档案室移交，由专职档案员立卷归档。移交的声像档案应具备详细的文字说明。照片档案还应做到照片与底片一一对应，可采用一张照片与底片同放一个信封内，在信封封面写上文字说明的方法。文字说明应包括时间、地点、人物、背景、事由及摄影者或录制人等六方面的内容。
  第二十条 接受、移交档案必须同时具备案卷目录移交表，经交接双方认真核对清点，办理登记签字手续。
  第二十一条 国土资源管理档案必须准确反映局机关各项工作活动的真实情况，做到门类齐全，材料完整，整理系统条理，分类准确、立卷合理、排列有序，书写规范、字迹端正清楚，便于保管利用。
  第二十二条 已归档的档案，任何人不得擅自更改或补充，对确需修正或补充的，由业务承办部门提出申请，经局领导批准后实施。并在修正处盖上校正章，更正依据材料并入原档案，在卷内备考表中写上说明。
  第二十三条 销毁保管期限到期的档案必须严格把关，由综合档案室提出意见，档案鉴定领导小组负责鉴定。对其中需要延长保管期限的文件材料要抽出重新立卷，销毁时要造具清册，经局领导签字同意后，方可销毁。销毁时必须有两人以上监督。清册要存档保管。
  第二十四条 综合档案室应使用现代化手段管理档案，努力提高档案管理水平，根据县级国土资源管理档案的特点，积极研究和探索计算机管理档案的新路子。
  第四章 档案管理制度
  第二十五条 库房管理制度。
  （一）档案的存放要遵循档案的档号有序排列。文字材料按目录、分类、案卷的编号顺序竖放排列上架，编制导引卡片和安放位置索引。声像等特载档案要专柜存放。
  （二）档案要定期清点，做到账实相符，发现缺卷，及时追查，对残损案卷及时采取补救措施，维护档案完整。
  （三）做好库房防盗、防火、防潮、防光、防尘、防有害生物和防污染工作，库内配置相应设备，制定预防措施，保护档案安全。
  （四）库房内温湿度要每日记载，根据不同季节温湿度的变化做到及时控制、调节（库房温湿度要求：温
  度14℃～24℃，相对湿度量45～65％）。
  （五）保持库房整洁，做到及时清扫，架柜无尘。库内禁止吸烟，不得放置杂物。
  （六）档案架柜应及时投放、更换防虫药物。
  （七）下班前应认真检查关闭库房门窗，确保库房安全。
  （八）非本局档案管理人员，未经许可，不得进入库房。
  第二十六条 档案统计制度。
  （一）档案管理人员应对档案的收进、移出、保管利用、销毁等情况及时进行统计，做到家底清楚。
  （二）档案室的统计数据要保证以原始记录为依据，做到真实、准确、可靠，并按规定向本级档案管理部门和上级主管部门报送档案工作情况统计表。
  （三）定期进行档案统计资料分析，便于发现问题和总结经验。
  （四）遵守国家统计工作有关规定，用科学的方法，使档案统计工作标准化、规范化。
  第二十七条 档案保密制度。
  （一）属于保密的案卷必须在案卷上标明密级。
  （二）属于保密的案卷一般不予查阅。如确因工作需要查阅的，须经局分管领导或有关部门负责人许可。
  （三）属于保密的档案文件，不得随意抄摘、复印。
  （四）不得在公共场合、个人通信、电话通讯上谈论机密档案资料，不在私人笔记本上记录机密资料。
  （五）销毁保管期满的文件材料要严格按照规定程序办理。
  （六）档案人员调动工作时，应认真办好移交手续。
  第二十八条 档案查询利用制度。
  （一）为保护档案的真实性，确保档案安全，除底图限于工作条件外，其余档案一律不外借。因需要须提供档案证据的，由档案室提供档案复印件。
  （二）局党组会、局务会会议记录及其他属于保密的档案材料，一般不得查阅，确须查阅的，须经分管局长批准。
  （三）本局工作人员可直接查阅本业务科室形成的档案。需查阅其他科室形成的档案的，须经档案形成科室领导批准。但局纪律、监察人员，监督监察科室工作人员，为监督检查其他人员业务工作的除外。
  （四）外部人员查询市国土资源局档案的，参照《慈溪市土地登记资料公开查询办法》执行。
  （五）底图的借阅原则上仅限于本局工作人员，借阅后不得对底图进行涂改、折叠和污损，工作完成后应及时归还。
  （六）查询档案，限在档案查询室内进行，由综合档案室工作人员根据利用者需要翻阅、复印。需要对档案进行抄摘的，应在档案工作人员现场监督下进行。档案工作人员发现利用者破坏档案行为的，应及时制止，并依照当时事实按法规给予处罚。
  第五章 奖惩
  第二十九条 要把做好国土资源管理档案工作列入机关考核考绩内容，作为各科（室、所）目标责任制内容。把有关档案工作的考核内容，细化到科室、个人。对在国土资源管理档案工作中做出显著成绩的单位和个人要给予表彰和奖励；对在国土资源管理档案工作中违反国家法律法规，造成档案毁损、丢失、泄密的，以及由于玩忽职守造成档案严重损失的直接责任人或主要负责人，要按照《档案法》中的处罚条例予以处理。
  第六章 附则
  第三十条 慈溪市国土资源局已另行制订有关涉及国土资源档案管理的方案、细则、办法、制度，可以视作本规定的补充，与本规定一并实施。第三十一条本规定自发布之日起施行。