第七节 档案管理

知识类型: 析出资源
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内容出处: 《天津经济技术开发区志》 图书
唯一号: 020220020230001726
颗粒名称: 第七节 档案管理
分类号: D632.2
页数: 3
页码: 468-470
摘要: 该段文字主要描述了1984年至1997年之间天津经济技术开发区档案工作的发展历程,包括档案管理机构的设立和调整、馆舍与设施的改善、收集与馆藏的增加、编研与利用工作的进行、以及管理与业绩的提升等方面。文章提到档案工作紧密结合全区中心任务,加快档案管理现代化、信息化、网络化步伐,并在城建档案管理方面取得了认可。该档案馆也多次获得天津市和全国档案工作的先进单位称号。
关键词: 天津经济技术开发区 档案管理 档案馆

内容

1984~1988年,开发区管委会档案分散管理,办公室档案工作由秘书人员兼管。1988年,在办公室内设档案室。1992年8月,建立天津经济技术开发区档案馆,为科级事业单位,由开发区管委会办公室管理。档案馆设事业编制7名,经费由开发区财政支付。9月,管委会办公室设置档案科。1997年6月,成立天津开发区档案局。
  随着开发区经济的快速发展和天津市档案工作的不断加强,档案馆、档案科、档案局已担负起开发区档案工作的行政管理和档案的保管利用职能。实为一体的档案馆、科、局仍设在管委会办公室内,原办公室内所设的档案室,只负责办公室自身档案事宜。截至2001年,档案局、馆、科设编制9人。1997年,开发区有全宗立档单位64个。
  一、馆舍与设施
  1988年,开始设立的档案室,位于新港桥下的平房,库房面积27平方米,有档案柜5组25节,计算机1台。
  1990年,开发区洞庭路一大街2号建成一栋学校用大楼(时称24班教学楼),该楼分为A、B、C三个区域,档案室随管委会一起迁入。档案库房设在A区一楼,面积30平方米。有档案柜10组50节、卡片柜1个、文件目录柜1个、计算机1台、照相机1台。
  1993年,管委会迁出后,档案馆全部调整到A区一楼办公,办公条件再次改善,A区的库房面积增至80平方米。
  2000年初,档案馆办公环境和馆库条件得到很大改善,馆库总面积增加到750平方米,其中库房面积达到550平方米。有档案柜21组105节、密集架30列180节1080层、温湿度记录仪2台、加湿器5台、去湿机2台、防磁柜2个、计算机10台、扫描仪2台、摄像机1台、服务器2台及其它专用设备30余台件。
  二、收集与馆藏
  建区初期,文件资料装满编织袋,与文件袋装在箱柜中。
  1988年,管委会文件经整理为470卷,其中永久110卷、长期150卷、短期210卷。
  1992年,档案馆成立后,依照档案规范管理程序,认真进行收集、整理、分类、编号。在人员少、任务重的情况下,档案人员克服重重困难,加班加点,先后整理档案1323卷。其中文书档案永久303卷、长期133卷、短期81卷,会计凭证204卷、会计帐簿60册、会计报表9卷,照片档案49卷册,声像档案78盒(盘),资料卷406卷。
  1994年,接收工商档案1500卷。
  1995年,本着集中统一管理档案的原则,接收规划局城建档案2047卷。
  1999年底,利用管委会搬迁的契机,档案馆向各单位发出《关于做好机关搬迁过程中档案管理工作的通知》,开展档案接收、征集工作,共接收17个全宗单位案卷16882卷。
  2000年,接收文书档案662卷、城建档案1661卷。是年,馆藏总量达到27769卷、照片14520张、实物档案21件、声像档案347盘、电子档案2盘、各种图书资料约500本。
  三、编研与利用
  为了更好地开展档案利用服务工作,自1994年开始,利用馆藏档案,先后编写《组织沿革》、《大事记》、《专题汇编》、《重点建设项目简介》、《城市建设大事记》、《建设工程档案管理服务手册》等资料共6种。
  1992~1995年,编制文书著录卡片、专题卡片、案卷目录、文件字号索引等检索工具4种。利用档案590卷次,212人次。
  1996年,购买津科资料管理软件,把文书档案陆续输入微机,实现计算机检索。
  1998年,购买超星文档管理软件,实行文书立卷改革,以件为单位,粗化整理、细化检索,使利用工作更加便捷、快速。馆藏城建、照片档案陆续输入微机,实现微机检索。1996~2001年,共利用档案2999卷次、960人次。在组织全区档案创效益活动中,经市档案局审核,开发区档案创综合效益总额5.245亿元。
  四、管理与业绩
  开发区档案工作紧密结合全区中心任务,以数字档案馆建设为主要目标,不断加快档案管理现代化、信息化、网络化步伐。1988年,档案室配置计算机,辅助档案管理。1993年,档案馆配置包括计算机、刻录机、复印机在内的全套档案复制管理及保护设备、工具。
  1996年,开始利用计算机输入档案条目。1997年,开发区档案局、馆计算机网络建成并投入使用。1999年下半年,完成档案馆主页的制作任务。2000年,档案馆主页在管委会内部开通,发布档案信息。
  在城市建设档案管理方面,由档案馆和规划部门共同管理,实现档案达标升级。对重点工程项目档案依法进行跟踪管理,优质周到服务,得到各方面认可。档案馆制定了《天津经济技术开发区城市建设档案管理规定》,建立起科学、高效的城建档案管理体制。
  1999年,档案馆率先在天津市实施文书立卷改革,出台与计算机管理档案相适应的《开发区文书档案整理规则》、《文书档案类目编号方案》,对配套的档案管理软件,按市档案局《文书档案目录数据库结构与著录格式》规定的标准进行规范,并将经济发展局定为试点,将进馆部分档案按照文书立卷改革方案进行数字化处理。此项工作的改革,完全打破传统档案整理方法和案卷概念,把烦琐的档案整理工作简化,免去档案的分类、整理、书写案卷标题、抄目等手工工作,实现文档一体化,提高工作效率。
  开发区档案馆建立以来,多次在天津市及全国评比中获奖。
  1993~1997年,四次获天津市档案工作先进单位称号;1998、2000、2001年,三次获天津市档案工作十佳先进单位称号;1999年,获全国档案工作先进集体称号。

知识出处

天津经济技术开发区志

《天津经济技术开发区志》

出版者:中华书局

本书记述了1984年天津开发区建区开始,下限至2000年。为保证记述事物的完整,一些事物的时限有所前伸和后延。记述层次结构,一般为篇、章、节、目和子目五层,篇首设无题序;入志图表,冬量紧靠正文。附录设置,除全志的总附录外,个别篇章之后亦适当设附录,与篇章正文相辅相成情况。

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